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Creare automatismi è una strategia per mettere insieme segmentazione, automazione e personalizzazione. 

Spesso quando si parla di Marketing Automation si pensa semplicemente a un meccanismo automatico di invio delle email. Ma non è sempre così.

Perchè creare degli automatismi per l'email marketing:

  • L’automazione comporta un incremento del 14,5% nella produttività commerciale e una riduzione del 12,2% delle spese di marketing.
  • L’80% di chi utilizza processi automatizzati dichiara una crescita nel numero di lead, e il 77% nel numero di conversioni.
  • La maggior parte delle aziende che utilizzano Marketing Automation (il 59%) è in grado di intercettare prospect rilevanti grazie a contenuti automatici.
  • Per il 73% dei marketer l’automation è cruciale per diventare più efficienti e risparmiare tempo.
  • Le aziende che utilizzano la Marketing Automation hanno un tasso di conversione di  lead qualificati più alto del 53% rispetto a chi non la utilizza (fonte: Aberdeen).

L'automation permette di:

  • Raccogliere in automatico i dati dell’utente lungo tutto il suo percorso, dando modo al brand di focalizzarsi su quelli più rilevanti;
  • Analizzare e individuare un modello di cliente tipo (la cosiddetta buyer persona), su cui concentrarsi attraverso strategie di personalizzazione dei touch point, con l’obiettivo di instaurare una comunicazione che risponda ai reali interessi e alle esigenze degli utenti;
  • Far collaborare tutti i reparti aziendali (dal team marketing a quello di customer care, fino al team sales), rendendo i dati immediatamente disponibili tra tutti i diversi team e abbattendo ogni logica di silos di dati.


Usare invio automatico o Workflow?

Prettamente la condizione differenziale tra i due sistemi è la seguente: l'invio automatico ti permette di inviare un solo messaggio, mentre il workflow è progettato per inviare un flusso di messaggi, regolati da configurabili tempi di attesa o da condizioni. 


In questa pagina troverai i maggiori casi d'uso sugli invii automatici:

 Invio per il compleanno

1- Crea con l'editor drag and drop oppure con l'editor html un nuovo messaggio con ad es. oggetto "Buon compleanno";
2- Crea un filtro anagrafico compleanno - Attenzione alla data: deve rispettare il formato data che hai scelto nei profili destinatari (in questo esempio è dd/MM);


Attenzione alla data, la quale deve:

Rispettare il formato data che hai scelto nei profili destinatari (in questo esempio è dd/MM);

Essere scelto un formato senza l'anno (dd/MM, MM/dd oppure MMdd);


3- Crea un invio automatico in cui tra le condizioni seleziona il filtro anagrafico compleanno (creato al punto 2);


4- Tra le azioni potete scegliere se inviare la newsletter dedicata al compleanno, oppure spostare/copiare i contatti da un gruppo ad un altro:



Se avete dubbi sul formato data da scegliere, è consigliato consultare come sono importati i dati nella vostra anagrafica. Potete procedere ad una semplice esportazione dei dati dalla pagina Destinatari > Esportazione > Nuovo - estrapolando solo questi campi:

e procedere con l'esportazione. Il file successivamente scaricato vi permetterà vi vedere il formato data dei valori che avete raccolto nel tempo, e se ci sono utenti a cui manca la data di compleanno;

 Invio Carrello Abbandonato

Alcuni studi, rivelano che è una buona pratica, inviare la prima email entro poche ore dall'abbandono del carrello e la seconda email un giorno e due dopo. Vediamo come queste due email, possono essere costruite con Mailup. Per i nostri clienti abbiamo creato delle ulteriori guide al riguardo, che trovi in questa pagina.

1- Imposta un nuovo filtro anagrafico che sfrutta la data o l'ora salvata in un campo anagrafico, in questo caso si tratta del campo anagrafico 'Data carrello abbandonato'.

bisogna fare molta attenzione in questa fase. Il formato della data deve necessariamente corrispondere al formato data che avete presente nelle anagrafiche dei vostri destinatari. Se il formato non corrisponde, il filtro non sarà utile all'interno dell'invio automatico.


Se avete dubbi sul formato data da utilizzare potete consultare come sono importati i dati nella vostra anagrafica. Potete procedere ad una semplice esportazione dei dati dalla pagina Destinatari > Esportazione > Nuovo - estrapolando solo questi campi:

e procedere con l'esportazione. Il file successivamente scaricato vi permetterà vi vedere il formato data dei valori che avete raccolto nel tempo, e se ci sono utenti a cui manca la data del carrello abbandonato;


2- Durante la configurazione dell'invio automatico, lo dovrai selezionare. Verrà utilizzato quando è vera questa condizione. Imposta di inviarlo non più di una volta ogni 24 ore, per evitare di scatenare più spedizioni durante il giorno, oppure seleziona l'invio solo una volta allo stesso destinatario:



3- Tra le azioni devi selezionare l'invio di un'email che incoraggi a completare l'acquisto. Come si può vedere dall'esempio sotto, è l'email con id 194

 Invio su apertura o click

1- Creare il filtro attività nell'area Destinatari > Filtri > Attività:

se il tuo scopo si basa sull'apertura, dovrai creare il filtro relativo (l'esempio fa riferimento all'apertura sul messaggio di Benvenuto):


se il tuo scopo si basa sul click, dovrai creare il filtro relativo (l'esempio fa riferimento sul click in un link nel messaggio di Benvenuto):


2- Creare l'invio automatico, in cui tra le condizioni dovete selezionare il filtro sull'apertura o sul click (l'esempio fa riferimento alla selezione sul filtro relativo all'apertura):

tra le azioni potete scegliere se inviare una newsletter, oppure spostare/copiare i contatti da un gruppo ad un altro:

 Appartenenza al gruppo

1- Creare l'invio automatico, in cui tra le condizioni dovete selezionare tra le regole aggiuntive l'appartenenza al gruppo (l'esempio fa riferimento all'appartenenza al gruppo con id 1794, ma potete selezionare anche più di un gruppo):

2-  Tra le azioni devi selezionare l'invio di un'email dedicata solo a chi appartiene ai gruppi selezionati. Come si può vedere dall'esempio sotto, è l'email con id 196

Inoltre troverai i maggiori casi d'uso riguardo i workflow:

 Invio per il compleanno

1- Crea con l'editor drag and drop oppure con l'editor html un nuovo messaggio con ad es. oggetto "Buon compleanno";

2- Creare il workflow pre-configurato della tipologia 'Compleanno';

3- Tra le impostazioni inserire le condizioni basate sull'evento in corrispondenza del campo anagrafico relativo la data del compleanno, ed inserire il formato data:

bisogna fare molta attenzione in questa fase. Il formato della data deve necessariamente corrispondere al formato data che avete presente nelle anagrafiche dei vostri destinatari. Se il formato non corrisponde, il filtro non sarà utile all'interno dell'invio automatico.

Se avete dubbi sul formato data da utilizzare potete consultare come sono importati i dati nella vostra anagrafica. Potete procedere ad una semplice esportazione dei dati dalla pagina Destinatari > Esportazione > Nuovo - estrapolando solo questi campi:

e procedere con l'esportazione. Il file successivamente scaricato vi permetterà vi vedere il formato data dei valori che avete raccolto nel tempo, e se ci sono utenti a cui manca la data di compleanno;

4- Avanzare nella costruzione del workflow, inserendo l'indicazione di quale newsletter, oppure sms, deve essere inviata quando l'automatismo troverà corrispondenza con la condizione configurata:

5- Avanzare di una sezione, per trovarsi tra le opzioni. Se si vuole filtrare questo automatismo per inviare solo ad un gruppo specifico, oppure escludere i destinatari di un altro gruppo, oppure applicare filtri aggiuntivi. In questa fase è possibile impostare anche l'orario di invio (es. spedire ai contatti ogni mercoledì alle ore 17), oppure escludere un range di ore in cui non inviare (una sorta di fascia di non disturbo). Inoltre è possibile impostare il periodo di tempo in cui l'automatismo deve rimanere attivo, oppure escludere le domeniche:

6- Nell'area 'Controlla e conferma' vi è mostrato un riepilogo del workflow. In questa fase l'automatismo è disabilitato di default, e se controllando nel riepilogo volete eseguire delle modifiche, potete premere sull'icona a forma di matita per poter procedere poi con le accurate modifiche:

 Invio carrello abbandonato

Alcuni studi, rivelano che è una buona pratica, inviare la prima email entro poche ore dall'abbandono del carrello e la seconda email un giorno e due dopo. Vediamo come queste due email, possono essere costruite con Mailup. Per i nostri clienti abbiamo creato delle ulteriori guide al riguardo, che trovi in questa pagina.

1- Creare il workflow partendo dalla tipologia 'Carrello Abbandonato'. Sin da subito la pagina si presenta in questo modo:

Dovete indicare quale campo anagrafico contiene il dato del carrello abbandonato. Questo dato lo avrete importato dal vostro sistema di e-commerce. Bisogna fare molta attenzione in questa fase. Il formato della data deve necessariamente corrispondere al formato data che avete presente nelle anagrafiche dei vostri destinatari. Se il formato non corrisponde, il filtro non sarà utile all'interno dell'invio automatico.

Se avete dubbi sul formato data da utilizzare potete consultare come sono importati i dati nella vostra anagrafica. Potete procedere ad una semplice esportazione dei dati dalla pagina Destinatari > Esportazione > Nuovo - estrapolando solo questi campi:

e procedere con l'esportazione. Il file successivamente scaricato vi permetterà vi vedere il formato data dei valori che avete raccolto nel tempo, e se ci sono utenti a cui manca la data del carrello abbandonato;

2- Nella fase di costruzione del workflow potete indicare quali newsletter, o sms, far spedire all'automazione, ed impostare il tempo di attesa tra un invio e il successivo;

3- Successivamente, premendo il pulsante 'Avanti' vi troverete tra le opzioni. Se si vuole filtrare questo automatismo per inviare solo ad un gruppo specifico, oppure escludere i destinatari di un altro gruppo, oppure applicare filtri aggiuntivi. In questa fase è possibile impostare anche l'orario di invio (es. spedire ai contatti ogni mercoledì alle ore 17), oppure escludere un range di ore in cui non inviare (una sorta di fascia di non disturbo). Inoltre è possibile impostare il periodo di tempo in cui l'automatismo deve rimanere attivo, oppure escludere le domeniche:

4- Nell'area 'Controlla e conferma' vi è mostrato un riepilogo del workflow. In questa fase l'automatismo è disabilitato di default, e se controllando nel riepilogo volete eseguire delle modifiche, potete premere sull'icona a forma di matita per poter procedere poi con le accurate modifiche:

 Data iscrizione

Se avete intenzione di spedire automaticamente una serie di newsletters ad utenti nuovi allora il workflow della tipologia 'Grazie per l'iscrizione' fa al caso vostro.

1- Creare il workflow pre-configurato della tipologia 'Grazie per l'iscrizione'. Il sistema nelle prime impostazioni vi permette di indicare dopo quanti giorni l'automatismo deve calcolare la condizione sulla data dell'iscrizione:

Se impostare 0 giorni, il sistema controllerà gli iscritti del giorno stesso.

2- La costruzione del workflow, come per tutte le altre tipologie, vi permette di scegliere il messaggio, o l'sms, da spedire, e il tempo di attesa sulla base dell'invio del primo messaggio, sull'apertura, o sul click:

3- Successivamente, premendo il pulsante 'Avanti' vi troverete tra le opzioni. Se si vuole filtrare questo automatismo per inviare solo ad un gruppo specifico, oppure escludere i destinatari di un altro gruppo, oppure applicare filtri aggiuntivi. In questa fase è possibile impostare anche l'orario di invio (es. spedire ai contatti ogni mercoledì alle ore 17), oppure escludere un range di ore in cui non inviare (una sorta di fascia di non disturbo). Inoltre è possibile impostare il periodo di tempo in cui l'automatismo deve rimanere attivo, oppure escludere le domeniche:

4- Nell'area 'Controlla e conferma' vi è mostrato un riepilogo del workflow. In questa fase l'automatismo è disabilitato di default, e se controllando nel riepilogo volete eseguire delle modifiche, potete premere sull'icona a forma di matita per poter procedere poi con le accurate modifiche.

 Invio su apertura o click

Questo è il caso in cui avete intenzione di raggiungere gli utenti verso cui avete già inviato una newsletter, e volete attivare una ben preciso flusso di email marketing mirato su una azione del destinatario.

1- In questo automatismo potete selezionare un filtro già precedentemente creato, oppure selezionare una condizione già all'interno del workflow:

2- Nella costruzione del workflow data la condizione iniziale, potrete generare un flusso di spedizioni automatiche, indicando il tempo di attesa dopo una data azione (o mancata azione) del destinatario:

3- Successivamente, premendo il pulsante 'Avanti' vi troverete tra le opzioni. Se si vuole filtrare questo automatismo per inviare solo ad un gruppo specifico, oppure escludere i destinatari di un altro gruppo, oppure applicare filtri aggiuntivi. In questa fase è possibile impostare anche l'orario di invio (es. spedire ai contatti ogni mercoledì alle ore 17), oppure escludere un range di ore in cui non inviare (una sorta di fascia di non disturbo). Inoltre è possibile impostare il periodo di tempo in cui l'automatismo deve rimanere attivo, oppure escludere le domeniche:

4- Nell'area 'Controlla e conferma' vi è mostrato un riepilogo del workflow. In questa fase l'automatismo è disabilitato di default, e se controllando nel riepilogo volete eseguire delle modifiche, potete premere sull'icona a forma di matita per poter procedere poi con le accurate modifiche.

Usa messaggi dedicati per i workflow

Per assicurarti che il workflow funzioni correttamente e per avere delle statistiche sempre puntuali, ti consigliamo vivamente di usare newsletter create appositamente per il workflow, ossia di non utilizzare i messaggi già spediti tramite invii massivi.

Non è possibile inserire messaggi già usati in altri automatismi (sia workflow che invii automatici). Se sceglierai uno di questi messaggi, il sistema lo rileverà e ti proporrà di creare una copia, da usare nel workflow.

Due semplici appunti ci teniamo a sottolineare per quanto riguarda i workflow: 

- Se un dato workflow prevede l'invio di due newsletters intervallate dall'invio di un sms, se il destinatario non ha un numero di cellulare, egli uscirà dal flusso del workflow non ricevendo il messaggio successivo;

- Se un dato workflow prevede una serie di condizioni all'interno dei tempi di attesa, e un utente rispetta le prime condizioni, ma non le successive, egli uscirà dal flusso del workflow non ricevendo altri messaggi;

- Se un destinatario è all'interno del flusso di un workflow, e nel frattempo diventa disiscritto, egli non riceverà più alcuna comunicazione;

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