La sezione denominata Automation raggruppa in un unico punto della piattaforma gli strumenti per creare workflow e invii automatici in base a eventi che si verificano (l'iscrizione di un destinatario, il compleanno, la modifica di un campo anagrafico, l'attività del destinatario ecc.).
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Sezione Workflow
Con i workflow puoi creare in pochi minuti un flusso di campagne automatiche profilate a seconda di interessi, dati anagrafici e attività dei tuoi destinatari, che si attiva al verificarsi di una condizione di partenza. Costruisci il tuo workflow inserendo una serie di email, inviate secondo tempi di attesa e condizioni personalizzabili. E' possibile scegliere tra workflow preconfigurati, studiati sulla base delle best practice dell'email marketing, o workflow personalizzati, attivati da una condizione di partenza scelta tra quelle disponibili.
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Modifica: Se il workflow è attivo, accederai alla pagina di riepilogo. Potrai modificare il workflow, ma ti verrà chiesto prima di disabilitarlo. Se modifichi la tipologia di workflow, dovrai configurarlo da zero.
Copia: crea una copia identica del workflow, con stato OFF.
Simula: esegui una simulazione per controllare quanti destinatari verrebbero raggiunti dal primo messaggio configurato nel workflow. (Non viene inviato nessun messaggio ai destinatari)
Statistiche: accedi alle statistiche sui messaggi coinvolti nel workflow.
Elimina: elimina il workflow da quelli creati.
Come cercare un workflow specifico dall’elenco
Cliccando a fianco del pulsante 'Cerca' in corrispondenza dell'icona '+' in alto a destra potrai fare una ricerca all'interno dei tuoi workflow specificando almeno uno dei criteri disponibili:
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puoi controllare una volta a settimana se un utente non ha aperto un messaggio email per tre mesi e mandargli un messaggio di re-engagement;
puoi impostare invii automatici di email o SMS al verificarsi di condizioni come la registrazione, l'acquisto, la variazione di un valore in anagrafica;
puoi mandare un'email che segnala la pubblicazione di un nuovo post sul tuo blog.
Come visualizzare l’elenco dei task
Nel percorso Automation > Task trovi l'elenco dei messaggi automatici che avete creato.
Se l'interruttore in corrispondenza di un invio è OFF, l'invio automatico è disabilitato, viceversa l'automatismo è abilitato.
Come compiere azioni sul task
Per ogni Task, cliccando sul tasto Azioni potrai compiere una serie di configurazioni:
Modifica: modificare tutte le impostazioni del Task;
Crea una copia: creare una copia identica del Task (utile per creare rapidamente un set di Task che condividono le stesse impostazioni);
Simula: eseguire una simulazione per controllare quanti destinatari verrebbero raggiunti dal Task (questa funzione non spedirà nulla ai destinatari);
Statistiche: controllare le statistiche degli invii di un messaggio automatico;
Elimina: rimuovere un Task dall'elenco di quelli disponibili (questa operazione è irreversibile);
Come cercare un task specifico dall’elenco
Cliccando sul tasto + vicino al tasto "CERCA" potrai fare una ricerca avanzata all'interno dei tuoi Task specificando almeno uno dei criteri disponibili:
Nome o descrizione del Task
Tag
Status (abilitato/disabilitato)
Tipologia di azione (email/sms/gruppi)
Dopo aver definito i criteri, clicca su "Cerca" per eseguire la ricerca. Se, dopo aver fatto una ricerca, vuoi tornare a vedere l'elenco completo dei Task, clicca su "RIPRISTINA".
Come creare un nuovo task
Come regola generale si consiglia di:
impostare un nuovo Task
Attivarlo quando la simulazione ha esito positivo
La creazione di un task si divide in 4 fasi distinte ed uno step finale di riepilogo. Di seguito ti guideremo nel processo di creazione:
Step 1 di creazione del task: Informazioni generali
In questa sezione troverai la possibilità di assegnare:
Nome del task, che lo identificherà e verrà visualizzato nella lista
Descrizione del task, che puoi usare per ricordarti come funziona e in quali casi ti è utile
Tag, che ti aiuterà nella ricerca di questo specifico Task qualora ne abbia creati molti
Fuso orario di default, per stabilire il fuso orario di riferimento per il tuo task
La possibilità di utilizzare il fuso orario contenuto in un campo anagrafico. Il valore contenuto nel campo dovrà essere scritto in un formato specifico, seguendo questi esempi: UTC+00, UTC+01, UTC+02, ecc… Ricorda che se il campo anagrafico dovesse contenere un valore non valido o se fosse vuoto, allora verrà utilizzato il fuso orario di default
Step 2 di creazione del task: Azione
In questa sezione potrai scegliere l’azione che il task dovrà eseguire. Puoi scegliere tra:
Inviare un messaggio email
Inviare un SMS
Spostare o copiare i destinatari senza effettuare alcun tipo di invio, al fine di segmentarli, copiandoli in un altro gruppo oppure spostandoli dal gruppo attuale a quello di destinazione. Questa funzione è particolarmente utile nella costruzione di campagne multi-messaggio o "a cascata", dal momento che puoi configurare il sistema in modo da:
Assegnare il destinatario ad un gruppo (es. Cliccatori recenti)
Spostare il destinatario da un certo gruppo (es. Non cliccatori a Cliccatori recenti)
Oltre alle impostazioni di invio (le stesse che troverai quando vuoi inviare un messaggio email o SMS), nei primi due casi avrai inoltre la possibilità di segmentare successivamente i destinatari, copiandoli o spostandoli da un gruppo ad un altro.
Step 3 di creazione del task: Destinatari
In questo step potrai scegliere le condizioni di selezione dei destinatari su cui avrà efficacia il task e impostare la frequenza d’invio per destinatario.
Come selezionare i destinatari per il task
Per proseguire nella creazione di un task dovrai effettuare almeno una selezione tra gruppi, filtri e condizioni.
Nello specifico potrai:
Selezionare Filtri e Gruppi di appartenenza, includendo o escludendo gruppi di destinatari predefiniti
Includere destinatari che corrispondono ad alcune condizioni. Potrai impostare come criterio di inclusione tutte oppure almeno una delle condizioni che selezionerai, tra cui:
Condizione basata sui giorni passati da un dato evento
Condizione basata su di un campo anagrafico
Condizione basata sul valore “vero” di un filtro anagrafica
Condizione basata sul valore “falso” di un filtro anagrafica
Condizione basata sul valore “vero” di un filtro attività/geografico
Condizione basata sul valore “falso” di un filtro attività/geografico
Se la condizione è più complessa (e.g. 7 giorni dopo l'iscrizione, e residente in Piemonte, di sesso femminile), ti suggeriamo prima di creare uno o più filtri.
Ricorda che sarà necessario selezionare una condizione affinché sia possibile editarne i campi.
Per creare una condizione basata sull'ultimo click o apertura di un destinatario ti suggeriamo di creare un Filtro attività basato su queste condizioni e di selezionarlo in questo step.
Come impostare la frequenza d’invio per destinatario
Nel caso in cui non voglia inviare troppi messaggi in un breve lasso di tempo allo stesso destinatario, qui puoi impostare alcuni limiti temporali nell’esecuzione del task sul singolo individuo. Nello specifico potrai decidere di:
Non inviare più di una volta allo stesso destinatario nel range di ore selezionato
Attivare solo una volta il task per lo stesso destinatario
Spedire senza alcun limite allo stesso destinatario
L'opzione "Invia una volta sola per...24 ore" "protegge" i miei destinatari: ad esempio se sto mandando un messaggio automatico al verificarsi del compleanno di un utente, utilizzando questa opzione manderò il messaggio una sola volta al giorno.
Step 4 di creazione del task: Frequenza
In questa sezione puoi stabilire quando attivare il task ed eventualmente prevenirne l’attivazione in determinate circostanze.
Come impostare la frequenza di attivazione
Nella sezione “Frequenza di attivazione” puoi decidere quando il task si attiverà ciclicamente. Puoi selezionare una frequenza quotidiana, settimanale, mensile e annuale, ma anche specificare un orario specifico di attivazione oppure un intervallo orario.
Come impostare delle eccezioni sull’attivazione del task
Nella sezione “Eccezioni” puoi selezionare un range temporale in cui il task sarà attivo, oppure selezionare semplicemente una data di partenza.
Puoi inoltre escludere dall’attivazione:
Date specifiche
Date ricorrenti
Il sabato e la domenica
Feed RSS obsoleti
Fasce orarie specifiche
Come gestire i conflitti tra attivazione e limitazioni quando le condizioni selezionate impediscono l’attivazione del task
Qualora le limitazioni impostate vadano a rendere nulle le condizioni temporali di attivazione di un task, puoi decidere di attivarlo alla prima occasione utile (ad esempio il giorno successivo a quello previsto nel caso di ricorrenza mensile) oppure di non attivarlo affatto.
Come salvare il task e visualizzare il riepilogo
Una volta selezionate le opzioni di ogni step di creazione, avrai la possibilità di salvare il Task tramite il bottone “Salva e visualizza riepilogo”.
La sezione “Riepilogo” ti permette di visualizzare tutte le informazioni inserite e le opzioni selezionate per il task in oggetto. Qui potrai:
attivare o disattivare il task, proprio come se lo stessi facendo dalla lista dei task. Questa opzione è la prima visualizzata nella pagina di riepilogo
Modificare i dati inseriti. Se rileggendo le opzioni selezionate trovi qualcosa che non ti convince, puoi andare a modificare lo step relativo grazie al link presente accanto alla freccia di ogni pannello. Puoi anche modificare i singoli step cliccandoci sopra.
Simulare il funzionamento del task. Grazie alla funzione di Simulazione, che trovi in fondo alla pagina, puoi ottenere una simulazione di quanti destinatari raggiungerebbe la simulazione se partisse nel momento in cui la richiedi. Le limitazioni temporali impostate in eccezioni non verranno tenute in considerazione ai fini del conteggio
Come creare un Task per il compleanno
Uno dei casi più comuni per l'utilizzo dei Task è per inviare agli iscritti un'email per il compleanno.
Crea con l'editor drag and drop oppure con l'editor html un nuovo messaggio con ad es. oggetto "Buon compleanno";
Crea un filtro anagrafico compleanno. Attenzione alla data, la quale deve:
Rispettare il formato data che hai scelto nei profili destinatari;
Essere scelto un formato senza l'anno (dd/MM, MM/dd oppure MMdd);
Crea un Task in cui tra le condizioni seleziona il filtro anagrafico compleanno (creato al punto 2);
Tra le azioni puoi scegliere se inviare la newsletter dedicata al compleanno, oppure spostare/copiare i contatti da un gruppo ad un altro:
Come verificare quanti destinatari verrebbero selezionati dal task
La funzione “Simula” ti permette di controllare quanti destinatari verrebbero raggiunti da un determinato Task, prima ancora di procedere all'invio. Questa funzione non spedirà nulla ai contatti; funge da controllo prima di abilitare l'automatismo. La simulazione non prende in considerazione le eventuali limitazioni di data e ora che sono configurabili all'interno dell'automatismo.
Per simulare il Task, vai nell'elenco dei tuoi invii automatici e clicca su Simula dal bottone Azioni. Ti verrà restituito il risultato della simulazione tramite un messaggio in piattaforma.
Come visualizzare le statistiche del task
Per controllare le statistiche dei Task , clicca sul tasto 'Azioni' relativo al Task e poi su "Statistiche".
Si viene rimandati alla pagina del percorso Statistiche > Email > Elenco > Report attività - verranno mostrati sin da subito i dati statistici del messaggio inviato impostato all'interno nell'automatismo.
Si raccomanda di utilizzare una newsletter dedicata per il Task, e non usarla per invii massivi. In modo che vengano mostrati solo i dati di spedizione riferiti alle attività automatiche.
In questa sezione troverai il report attività legato alle statistiche per messaggio.
Il Report attività mette a disposizione tutte le informazioni aggregate sulle interazioni che i destinatari hanno avuto con il messaggio.
Nello specifico il report contiene le seguenti informazioni:
Informazioni generiche del messaggio:
oggetto, ID del messaggio, data di primo invio, data dell'invio, eventuali tag associati al messaggio e il numero di volte in cui il messaggio è stato inviato (con la possibilità di accedere all'elenco degli invii)
il numero di destinatari totali, ottenuto sommando i destinatari dei singoli invii
il numero totale di email recapitate e il tasso di recapito
il numero aggregato di tutti i destinatari non raggiungibili
Aperture:
Tasso di aperture uniche dell'intero messaggio calcolato sulle recapitate.
Aperture: mostra la somma di tutte delle aperture uniche per il singolo invio registrate nella vita del messaggio (questo numero, essendo un dato aggregato, include anche le statistiche non più disponibili nel dettaglio). Ad esempio, un destinatario che ha ricevuto due volte questo stesso messaggio e ha aperto entrambi, sarà conteggiato due volte nelle aperture.
Il dato delle aperture include anche chi ha aperto senza scaricare le immagini - dettaglio disponibile appena sotto alla voce "di cui Senza immagini".Aperture totali: ogni apertura del messaggio da parte dei destinatari.
Filtri su aperture: collegamento alla pagina in cui verificare se i destinatari selezionati appartengono a uno o più filtri.
Clic:
Tasso di clic unici dell'intero messaggio calcolato sulle recapitate.
Clic: mostra la somma di tutti i clic unici registrati per il singolo invio nella vita del messaggio (questo numero, essendo un dato aggregato, include anche le statistiche non più disponibili nel dettaglio).
Clic totali: ogni clic del destinatario nel messaggio.
Filtri su clic: collegamento alla pagina in cui verificare se i destinatari selezionati appartengono a uno o più filtri, analizzando anche uno specifico link.
Disiscrizioni
Tasso di disiscrizione dell'intero messaggio calcolato sulle recapitate
Disiscrizioni: Questo valore conteggia i destinatari si sono disiscritti a partire da questo messaggio.
Segnalazioni di abuso: La segnalazione di abuso rappresenta una modalità di disiscrizione. Avviene tramite segnalazione diretta dal destinatario verso il fornitore del servizio. Per maggiori informazioni consulta la sezione “Non raggiungibili”.
Condivisioni totali: Questo valore è dato dalla somma dei clic unici sul link speciale di Condivisione sui social e/o sul link speciale Invia ad un amico.
La seconda parte del report attività del messaggio contiene:
trend di aperture e clic nei primi N giorni, filtrabili per ultimi 10/30/90 giorni dall'ultimo invio
grafico destinatari non raggiungibili con spaccato degli errori e percentuale rispetto alle email inviate nel periodo selezionato
Filtri e gruppi selezionati in fase d'invio
Informazioni del mittente utilizzato per l'ultimo invio.
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Come usare contemporaneamente Workflow e invii automatici
Nota bene: se crei un Task con le stesse condizioni di partenza del primo messaggio di un workflow, il workflow potrebbe non partire mai. Per evitare questa situazione, devi creare o un workflow o un task per inviare un messaggio quando si verifica una certa condizione, non entrambi. Ovviamente puoi usare workflow e task contemporaneamente quando servono a scopi diversi, ma non quando lo scopo è lo stesso.
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Impostare il recupero di contenuti da sorgenti RSS o ATOM esterne;
Creare campagne automatiche ricorrenti, che utilizzano una sorgente di contenuti esterna;
Impostare contenuti dinamici da inserire nelle comunicazioni sulla base di filtri e contenuti.
Nell’Email Marketing i contenuti dinamici sono parti di contenuto (tag o etichette) che al momento dell'invio assumono un valore diverso a seconda del destinatario. Offriamo un ottimo ebook al riguardo, che potrai trovare al seguente link.
Più in generale, nel Digital Marketing, i contenuti dinamici sono elementi che consentono all'utente di personalizzare l'impaginazione o le informazioni mostrate, o aggiornare in maniera dinamica i contenuti in modo da renderli personalizzati e allineati alle richieste, esigenze e comportamento dell'utente o del programmatore web.
Esempi tipici di applicazioni web dinamiche sono i siti di e-commerce che, per migliorare la customer experience, devono saper interagire con l'utente e adeguarsi alle sue scelte.
Tornando all’Email Marketing, i contenuti contenuti dinamici sono codici segnaposto che variano i moduli dell’email (immagini del prodotto e relativo copy) a seconda di ciascun destinatario. Il contenuto dinamico modula automaticamente i contenuti del messaggio in base ai dati delle persone: anagrafici, professionali per il B2B, di comportamento, interessi e preferenze.
Il contenuto dinamico è insomma lo strumento principe della profilazione, capace di creare, in automatico, email che incontrano caratteristiche, interessi e comportamento del singolo cliente.
Un e-commerce, ad esempio, grazie alla struttura modulare e ai campi dinamici, può recapitare email che variano le proprie offerte di prodotti a seconda di ciascun destinatario. Un brand di abbigliamento che sia al corrente del genere dei propri destinatari può inserire nell'email un contenuto dinamico, per mostrare agli uomini le ultime novità di camicie a alle donne le novità in fatto di gonne, scarpe e borse.
Si tratta di un esempio classico, ma i campi di applicazione sono tantissimi e aprono un ampio ventaglio di opportunità, per promuovere, mostrare prodotti correlati a quelli già acquistati dal cliente, dunque fare up-selling e/o cross-selling.