La limpieza de las listas es una costumbre importante, para mantener la reputación de los propios envíos, reducir los tiempos de envío y mantener una alta tasa de direcciones email en la carpeta bandeja de entrada.
Enviar mensajes a direcciones que, repetidamente, rechazan los mensajes, penaliza la reputación de vuestra consola de diferentes formas:
- Los server de correo y los ISP, monitorizan los remitentes (tanto los dominios como las direcciones IP) de correo rastreando los envios que generan errores (destinatarios no alcanzables o bounce). Si los errores generados superan determinados límites, se toman medidas que van desde el bloqueo temporal del remitente (en horas), hasta la inclusión del remitente en la Blacklist. Esto conlleva una reducción de la tasa de entrega y por tanto, se reciben aún más errores.
- Recibir gran cantidad de errores agranda la carga de los server de envío, que pueden tardar más tiempo en llevar a cabo los envíos.
Como línea general, las direcciones que generan errores graves (Hard Bounce) deberían siempre cancelarse, ya que se consideran irreversibles y bloqueadores. La consola gestiona en automático estas situaciones como se explica a continuación.
Los otros tipos de errores, en cambio, son de naturaleza transitoria (como los errores del DNS) o pueden ser corregidos en el exterior (como los errores de casilla llena), por lo que no existe la certeza de que existan. Aún así, si una dirección te lleva al mismo error con una cierta continuidad, es oportuno cancelarlo para evitar los problemas arriba descritos. Como límite, nosotros aconsejamos cancelar las direcciones que generan más de 3 bounce del mismo tipo consecutivamente. En un lapso de tiempo superior 15 días. (ej. dirección que genera un error de "mailbox full" 4 veces en 30 días).
Gestión de los errores
Yendo a Destinatarios -> Listado -> Email -> No alcanzables es posible verificar la información de cada error relativo a cada uno de los envíos, con detalle del mensaje de error.
La página ofrece la posiblidad de filtrar el listado según el tipo de error, el grupo al que pertenece o aplicando filtros sobre los campos de datos personales.
En la parte inferior de la página encontrarás comandos para gestionar los destinatarios filtrados en el listado:
- El sector Mueve las direcciones con número de devoluciones mayor de X permite establecer un límite de errores que deberá haber acumulado una dirección para que le afecte el proceso de cambio.
- La primera opción permite seleccionar un grupo ya existente al cual mover las direcciones (incluído el listado de cancelados).
- La segunda opción permite crear un nuevo grupo al cual mover las direcciones seleccionadas.
Los automatismos aplicados en la consola
En el interior de la consola se realiza una gestión automática de los errores que pueden generar una reducción de la reputación del remitente.El mensaje de error se analiza mediante parsing y se monitoriza el comportamiento del destinatario (clik o apertura) para establecer si el destinatario debe ser cancelado o no.
Gestión de los errores graves: Hard Bounce
Cuando MailUp recibe un HB (el error 550 5.1.1 que equivale a "mailbox not found" o a "no such user here"), evita reenviar mensajes a estos buzones después del primer error. Esto sirve para asegurar una mejor deliverability de los destinatarios que ya existen y es el motivo por el cual esta operación se gestiona de forma automática desde la plataforma.
Si las direcciones que han generado un HB se incluyen en el envío de una newsletter, no se les enviará ningún mensaje y automáticamente se genera un HB que se acumulará a los ya existentes. Las direcciones erróneas se controlan periódicamente, y se cancelarán aquellas que acumulen al menos 3 HB.
Este sistema sirve para dar al administrador la posibilidad de verificar qué direcciones han generado errores graves, ya que cuando una dirección se cancela deja de ser visible en los listados de usuarios de la consola (como la página de emails erróneos) y por tanto no se podrían visualizar los detalles.
Gestión de los errores no graves: Soft Bounce
La plataforma gestiona también automáticamente los errores temporales (Soft Bounce) que entran en las categorías SB, SBDF (Domain Failure), SBMF (Mailbox full).
En este caso, semanalmente serán dados de baja las direcciones email que:
- Nunca han realizado una apertura o click en ninguna de las newsletter enviadas desde todas las consolas en los últimos 6 meses.
- Han generado el 100% de errores Soft Bounce en los últimos 6 meses (de 5 a 10 errores).
- El último Soft Bounce es de hace menos de 3 meses.
Gestión de errores no graves: Mail Block
La plataforma también gestiona automáticamente los errores por email bloqueado (Mail Block), que entran en la categoría MB, MBKS (Known Spammer), MBSD (Spam Detected), MBRD (Relay Denied)
Se cancelarán automáticamente todos aquellos contactos que en los últimos 10 días hayan generado un porcentaje de bounce superior al 50% y que no han realizado ninguna actividad (apertura o click) en alguno de los mensajes recibidos.