In MailUp si possono creare molti gruppi, così da creare diverse categorie di invio.
Vediamo alcuni esempi:
- Newsletter
- Promozioni
- Potenziali clienti
- Migliori clienti
- Clienti frequenti
- Clienti saltuari
- Mercato estero
Sono solo alcuni esempi, ma le casistiche possono essere molte altre, e sono direttamente dipendenti dalle peculiarità di ciascun business. Ad esempio, un’agenzia potrebbe aver la necessità di creare una lista per ogni azienda-cliente, così poter disporre di un ambiente separato in cui gestire destinatari, template e consultare report statistici di ogni singolo cliente.
Un indirizzo email può essere presente in uno o più gruppi, ma non è possibile creare una sorta di sottogruppi annidati. Ogni destinatario avrà la sua propria anagrafica ed essa sarà la medesima per ogni gruppo all'interno della lista.
Un punto fondamentale è non confondere Gruppi con Liste. Sono due strutture differenti:
Le liste contengono i gruppi. A livello immaginativo una lista potrebbe essere rappresentata come un grande contenitore, al cui interno vi sono dei piccoli cassetti, che sono i gruppi. Al cui interno vi saranno i vostri destinatari.
Gruppo o lista?
Un gruppo è un sottoinsieme di destinatari all'interno di una Lista. I destinatari possono appartenere a più gruppi contemporaneamente.
Dentro ogni Lista ci sono tutte le impostazioni (ad esempio le email di conferma dell'iscrizione), gli elenchi dei destinatari, i messaggi, report statistici e i gruppi.
Puoi creare o cancellare un gruppo quando vuoi, senza eliminare le informazioni in esso contenute. Un gruppo appartiene ad una sola lista, e non trasversalmente a più liste.
Definizioni
Destinatari: contatti registrati in MailUp, possono appartenere ad un numero illimitato di liste e gruppi definiti sulla piattaforma.
Lista: un insieme indipendente caratterizzato da: archivi messaggi, mittente, statistiche, invii automatici, elenchi di destinatari (sospesi, iscritti, disiscritti) e di gruppi. Una lista rappresenta un vero e proprio ambiente di lavoro indipendente ed isolato (es. il messaggio di una lista non può essere visibile né utilizzabile in altre liste, stesso discorso per statistiche, gruppi, iscrizioni, ecc.). Ad esempio usa 3 liste per differenziare newsletter in lingua italiana, inglese, cinese; oppure se la tua azienda ha 2 linee di business/brand, usa le 2 liste per separarli. Ricorda che quando un destinatario decide di disiscriversi, verrà disiscritto da una sola lista e non da tutte quelle a cui è iscritto.
Gruppo: insieme di destinatari di una Lista. E' in pratica una proprietà del singolo indirizzo email. Un destinatario può appartenere ad un gruppo o a più gruppi contemporaneamente (similare quindi alle “Categorie” in MS Outlook), oppure a nessun gruppo. In fase di cancellazione di un gruppo è possibile scegliere se cancellare anche i destinatari che vi appartengono oppure no. Se invio un messaggio a 3 gruppi e un destinatario è presente in tutti e tre, riceverà comunque un messaggio solo. Ad esempio usa i gruppi per differenziare le sorgenti di acquisizione (fiera, amici, giornalisti, top...).
Suggerimenti
Se devi segmentare gli utenti crea tanti Gruppi, nel momento dell’importazione dei destinatari i vari elenchi possono essere assegnati ad uno o più gruppi.
Crea invece Liste differenti nel momento in cui invierai sempre comunicazioni separate con fini molto diversi (immagina una Lista come un ambiente a sé nel quale crei dei gruppi segmentati ma che si riferiscono, per esempio, allo stesso cliente, se sei un'agenzia di comunicazione o a uno stesso prodotto, se vendi prodotti di diversi comparti commerciali). Usa Liste diverse se mandi comunicazioni in lingue diverse.
Attenzione
Un errore tipico è quello di creare una lista per ogni invio, che diventa macchinoso (va impostata ogni volta), rischioso (non si tiene conto dei precedenti disiscritti) e inutile (la piattaforma diventa complicata da gestire).
Gestire gruppi di destinatari
Puoi utilizzare i gruppi per suddividere i destinatari secondo qualsiasi criterio: reattività, dati personali, condizione dettata da un filtro, e così via, in modo da creare e spedire messaggi mirati.
Dalla pagina Gruppi puoi cercare un gruppo per nome e note interne ed effettuare diverse operazioni, sia dal pulsante Azioni di ogni gruppo che dalle Azioni di massa attivabili selezionando uno o più gruppi, come:
- cercare un gruppo
- creare un nuovo gruppo
- rinominare un gruppo
- vedere il numero di iscritti presenti in quel gruppo
- eliminare un gruppo (questo non significa che vengono eliminati i destinatari, ancora presenti nella lista, ma solo che vengono dissociati dal gruppo eliminato)
- eliminare i destinatari all'interno di un gruppo (attenzione: i destinatari saranno eliminati dalla lista)
- eliminare sia il gruppo che i destinatari (attenzione: i destinatari saranno eliminati dalla lista)
- svuotare un gruppo dei suoi destinatari (rimangono nella lista ma il gruppo diventa vuoto)
Creare un nuovo gruppo
Per creare un nuovo gruppo, vai su Destinatari > Gruppi e clicca sul bottone in alto a destra "NUOVO GRUPPO". Ti verrà chiesto il nome del gruppo e potrai opzionalmente inserire una nota interna per identificare al meglio il gruppo durante l'uso di MailUp.
Gruppi test
Mentre crei un gruppo, puoi decidere di segnarlo come "Gruppo test". In questo modo, potrai selezionarlo all'interno della procedura di invio campagna nel caso di invio di test. Inoltre, se effettuerai una ricerca tra i gruppi all'interno della pagina Destinatari > Gruppi, potrai escludere i gruppi test dalla ricerca o cercare solo tra di essi.
Cercare i destinatari di un gruppo
Clicca il pulsante Azioni e seleziona la funzione Visualizza email o Visualizza SMS, si apre una nuova pagina con l'elenco degli iscritti di quel gruppo.
Puoi accedere a questa funzionalità anche da Destinatari > Elenco > Email o SMS, scegliendo il gruppo che ti interessa alla voce "Includi gruppi"
Qui hai accesso alle funzioni di ricerca dei destinatari nel gruppo selezionato e puoi raffinare la ricerca applicando un filtro.
Per modificare lo status di un singolo iscritto, clicca sul bottone azioni e successivamente su Guarda profilo, Disiscrivi o Elimina.
Lo status di iscritto o disiscritto è relativo ad ogni lista, per cui un destinatario può avere lo status di iscritto in una lista e quello di disiscritto in un'altra lista. Hai anche la possibilità di inserire un iscritto in più gruppi.
Spostare, rimuovere, disiscrivere un destinatario
Nella parte superiore dello schermo, cliccando su "SPOSTA/COPIA" puoi gestire gli iscritti selezionati in precedenza per un gruppo.
Puoi ad esempio:
- copiarli da un gruppo o da una selezione in un altro gruppo (Aggiungi a)
- rimuoverli dal gruppo selezionato ed aggiungerli ad un nuovo gruppo (Rimuovi dai gruppi selezionati e aggiungere a)
- rimuoverli da tutti i gruppi e spostarli in un altro gruppo, anche dai gruppi non selezionati (Rimuovi da tutti i gruppi e aggiungere a)
- rimuoverli da un gruppo senza inserirli in un altro (non aggiungere a nessun gruppo)
Inoltre puoi disiscriverli o avviare il processo di esportazione.