Funzionamento, dati raccolti e gestione delle preferenze del tracking pixel di MailUp
Il presente documento descrive le modalità di funzionamento del sistema di tracciamento delle aperture email disponibile nella piattaforma MailUp. Sono riportate le informazioni relative ai dati raccolti tramite il sistema di tracciamento, alle finalità per cui tali dati possono essere utilizzati, alle modalità di conservazione, alle misure di sicurezza adottate, alle opzioni disponibili per la gestione del tracciamento e al registro delle preferenze espresse dall'interessato.
Identificativo e meccanismo tecnico del tracking pixel
Il pixel viene generato in modo univoco per ciascuna invio. L'URL del pixel contiene identificativi tecnici che consentono di associare l'evento di apertura alla campagna e al destinatario specifico al momento in cui il client email ne richiede il caricamento.
Quali sono le finalità del pixel?
Il pixel è utilizzato per rilevare l'apertura del messaggio email e produrre statistiche sull'interazione dei destinatari con le comunicazioni inviate. A seconda della configurazione del cliente, tali informazioni possono essere usate sia per statistiche aggregate di performance sia per analisi e automazioni riferite al singolo destinatario.
Le finalità tecniche e funzionali del pixel sono:
Rilevare l'apertura del messaggio email da parte del destinatario
Produrre statistiche di performance delle campagne (tasso di apertura, tasso di click, andamento temporale).
Misurare il tasso di apertura a livello aggregato di campagna.
Alimentare le statistiche di singolo destinatario per segmentazione, personalizzazione e scoring.
Supportare automazioni e workflow basati sull'interazione (trigger su apertura di specifici messaggi).
Supportare analisi di deliverability e reputazione del dominio mittente.
Quali informazioni raccoglie il pixel?
Alla richiesta della risorsa immagine da parte del client email, la piattaforma registra un evento di apertura. I dati raccolti possono includere:
| Categoria | Dati raccolti |
|---|---|
Identificazione evento | ID campagna / invio, ID lista, timestamp dell'evento (data e ora) |
Dati tecnici | Indirizzo IP del client email, user-agent (client email, sistema operativo, tipo di dispositivo) |
Differenza rispetto al tracciamento anonimo
Per i destinatari con preferenza impostata su "Tracciamento anonimo", i dati tecnici non vengono registrati al momento dell'apertura. Questo avviene automaticamente, senza configurazioni aggiuntive da parte dell'operatore.
Per quanto tempo e dove sono conservate le informazioni raccolte?
I dati di tracciamento sono conservati nella piattaforma MailUp all'interno degli archivi statistici e degli eventi. Sono disponibili in forma dettagliata nelle statistiche di singolo destinatario e in forma aggregata nelle statistiche di campagna.
In particolare, i dati statistici hanno una retention legata al contratto ed alla licenza della console in uso, mentre i dati di log di tracciamento di ciascun Destinatario non hanno scadenze e vengono mantenuti per l’intera vita del Destinatario all’interno della console MailUp.
| Tipologia di dato | Modalità di conservazione | Durata |
|---|---|---|
Dati di apertura e click | In forma dettagliata, associati al singolo destinatario e alla campagna | Data retention contrattuale e per edizione MailUp |
Statistiche aggregate di campagna | In forma aggregata (tasso apertura, tasso click, totali) | Data retention contrattuale e per edizione MailUp |
Log storico preferenze di tracciamento | Per destinatario: stato, data variazione, origine (DESTINATARIO / PIATTAFORMA) | Finché il destinatario è presente in console o, comunque, per la durata dell'account |
Dati tecnici destinatari con tracciamento anonimo | Non registrati | Non applicabile |
Dati dopo cancellazione destinatario | I dati tecnici residui non sono più associabili al profilo cancellato (de-identificazione) | Secondo le retention policy dell'account |
Il pixel è univoco? I dati sono anonimizzati? Ci sono misurazioni personalizzate?
| Domanda | Risposta |
|---|---|
Il pixel è univoco? | Sì — il pixel è lo stesso per tutti i destinatari e la struttura dell'URL del pixel lo collega ad invio e destinatario, consentendo l'associazione dell'apertura al profilo. |
Esistono opzioni per anonimizzare i dati tecnici? | Sì — tramite la preferenza "Tracciamento anonimo" modificabile in console nel profilo del destinatario o dal destinatario stesso tramite Centro preferenze. L'anonimizzazione dei dati tecnici è automatica per i destinatari in “Tracciamento anonimo”. In alternativa, a livello di configurazione di Lista è possibile disabilitare il tracciamento complessivo delle aperture. In questo caso, TUTTE le campagne inviate in quella lista a partire dal momento di disattivazione della funzione saranno inviate senza aggiungere il pixel di tracciamento delle aperture. |
Si raccolgono statistiche personalizzate per singolo destinatario? | Sì, per i destinatari con "Tracciamento attivo": le aperture sono visibili nelle statistiche individuali e utilizzabili per segmentazione e automazioni. |
Le statistiche aggregate di campagna sono disponibili anche con tracciamento anonimo? | Sì, per destinatari con tracciamento anonimo vengono conteggiate SOLO statistiche aggregate di campagna.
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Meccanismo per la revoca del consenso alla ricezione del tracking pixel
CASO 1 – Revoca granulare per destinatario
I valori possibili del campo sono:
ATTIVO: il destinatario viene tracciato. Le aperture vengono associati al profilo.
ANONIMO: il destinatario non viene tracciato individualmente e le sue aperture e click non vengono registrati a livello individuale.
| Canale | Chi agisce | Come | Effetto |
|---|---|---|---|
Centro Preferenze (pagina pubblica) | Il destinatario lo raggiunge dal link dedicato nel footer delle mail e agisce in autonomia | Seleziona "Tracciamento Sì" o "Tracciamento No" tramite radio button nella sezione dedicata della pagina | Aggiornamento immediato; variazione registrata nel log con origine DESTINATARIO |
Console operatore | L'operatore MailUp | Lista Destinatari → Profilo destinatario → modifica preferenza Stato Tracciamento | Aggiornamento immediato; variazione registrata nel log con origine PIATTAFORMA |
API MailUp | Sviluppatori / integrazioni | Chiamata API per aggiornare il campo tracking_preference (valori: anonymous / active) | Aggiornamento immediato; variazione registrata nel log con origine PIATTAFORMA |
La revoca ha effetto immediato sugli invii futuri ma anche sulle nuove aperture operate dal destinatario in caso di invii precedenti.
I dati di tracciamento già registrati prima della revoca NON vengono cancellati retroattivamente.
Il destinatario continua a ricevere le email normalmente: la revoca del consenso al tracciamento è separata dalla disiscrizione.
I click su link e bottoni nelle mail vengono anonimizzati al pari delle aperture, mantenendo il conteggio dei click totali (quindi il contato aggregato).
CASO 2 – Revoca del tracciamento a livello di lista
| Canale | Chi agisce | Come | Effetto |
|---|---|---|---|
Console operatore | L'operatore MailUp | Configurazione -> Lista | Non vengono più inseriti pixel di tracciamento nelle mail inviate per quella lista |
La revoca ha effetto immediato sugli invii futuri per tutte le campagne inviate in quella Lista
I dati di tracciamento già registrati prima della revoca NON vengono cancellati retroattivamente.
Il destinatario continua a ricevere le email normalmente: la disattivazione del tracciamento è separata dalla disiscrizione.
I click su link e bottoni nelle mail continuano ad essere tracciati. La console ha un meccanismo di deduzione delle aperture a partire dal click (se qualcuno ha effettuato un click su un bottone o link in una mail quella mail deve essere stata aperta) per cui risultano delle aperture nei contatori aggregati.
Differenze tra l'applicazione dei metodi di revoca
| Procedura / opzione | Profilo destinatario | Statistiche messaggio | |
|---|---|---|---|
| 1 | Tracciamento disattivato per intera lista dal menù da Configurazioni → Impostazioni Lista → Proprietà → Tab Avanzate | Aperture non tracciate per tutti Clic tracciati per tutti | Aperture aggregate assenti per tutti Clic tracciati per tutti (tranne per chi gestito con punto 2) Aperture dedotte dai clic |
| 2 | Tracciamento disattivato dal Destinatario tramite Centro Preferenze | Aperture non tracciate per chi non dà consenso Clic non tracciati per chi non dà consenso Tutto tracciato per chi ha dato consenso | Aperture aggregate per chi non è tracciato Aperture dettagliate per chi è tracciato Clic non tracciati per chi non è tracciato Clic dettagliati per chi è tracciato |
| 3 | Tracciamento disattivato dall’amministratore nel Profilo Utente | Aperture non tracciate per quel destinatario Clic tracciati quel destinatario | Aperture aggregate per chi non è tracciato Aperture dettagliate per chi è tracciato Clic dettagliati per tutti (tranne per chi gestito con punto 2) Aperture dedotte dai clic |
Minimizzazione e sicurezza dei dati raccolti tramite pixel
La piattaforma adotta misure tecniche volte a limitare l'intelligibilità e la manipolabilità degli identificativi utilizzati nel pixel, e a minimizzare i dati raccolti in funzione delle preferenze del destinatario.
| Misura | Stato | Note |
|---|---|---|
Identificativi tecnici nel pixel non in chiaro | Sì | Il pixel contiene identificativi tecnici; la corrispondenza con il profilo del destinatario è mantenuta nel layer applicativo/database della piattaforma |
Anonimizzazione dati tecnici per destinatari con tracciamento anonimo | Sì | I dati tecnici non vengono mai registrati per i destinatari con preferenza "Tracciamento anonimo". Operazione automatica, nessuna configurazione richiesta. |
Anonimizzazione dati tecnici per destinatari con tracciamento attivo | No | I dati tecnici vengono registrati per i destinatari che hanno fornito consenso al tracciamento individuale |
Separazione logica tra identificativo tecnico e dati anagrafici | Sì | La corrispondenza è mantenuta nel layer applicativo; non è direttamente leggibile dall'URL del pixel |
De-identificazione dopo cancellazione del destinatario | Sì | Alla cancellazione definitiva, i dati tecnici residui non sono più associabili al profilo eliminato |
Disabilitazione del tracciamento per singolo invio | Sì | L'operatore può disabilitare il tracking per un singolo invio configurando opportunamente il tracciamento di Lista |
Log storico delle variazioni di preferenza | Sì | Ogni modifica allo stato di tracciamento è registrata con timestamp e origine (DESTINATARIO / PIATTAFORMA). Conservato per tutto il tempo di esistenza del destinatario in console |
La piattaforma registra le scelte dell'interessato?
| Campo registrato | Descrizione |
|---|---|
| Stato | La preferenza corrente: ATTIVO o ANONIMO |
| Data di variazione | Il timestamp esatto in cui la preferenza è stata modificata |
| Origine della variazione | Chi ha effettuato la modifica: DESTINATARIO (tramite Centro Preferenze) o PIATTAFORMA (operatore da console o via API) |
La piattaforma non è concepita come sistema dedicato di Consent Management o di audit probatorio del consenso.
Non conserva nativamente un registro storico completo delle versioni informative mostrate al momento della raccolta del consenso, né dei testi esatti presentati nel form di iscrizione.
Il log delle preferenze di tracciamento documenta le variazioni di stato, non la raccolta del consenso iniziale [rivedere informativa descritta].
Nota legale
Il presente documento descrive le funzionalità tecniche della piattaforma MailUp e non costituisce un parere legale. La valutazione della conformità al GDPR, al Provvedimento n. 284/2026 e alle normative applicabili è responsabilità del Titolare del Trattamento (il cliente). MailUp agisce in qualità di Responsabile del Trattamento. Coinvolgere il proprio DPO o consulente privacy per le valutazioni specifiche relative alla propria organizzazione.