Disiscrizione ed Eliminazione Utenti
Disiscrizione ed eliminazione sono due cose diverse.
A) Se un utente si disiscrive il suo indirizzo verrà salvato tra i disiscritti.
In merito alla disiscrizione é possibile riceverne notifica impostando la relativa opzione (impostazioni avanzate della lista).
B) Se invece l'utente viene disiscritto tramite il comando nel bottone azioni che si trova in elenco iscritti con email 
l'utente verrà effettivamente e definitivamente rimosso dal vostro database.
Non lo ritroverete dunque tra i disiscritti e non riceverete alcuna notifica essendo un'azione volontaria vostra che deve essere operata volutamente utente per utente.
E' estremamente consigliato usare la "DISAB.", cioè la disiscrizione, che equivale a spostare gli utenti dall'elenco ISCRITTI all'elenco DISISCRITTI. Questo perchè:
1) è possibile risalire al'operazione eseguita, con da data di disiscrizione (in caso di contestazioni presso il garante)
2) si evita di reinserire quell'utente per errore (i disiscritti sono filtrati da ogni importazione, ad eccezione dei form compilati online)
3) non si perde il dato statistico sui disiscritti.
La CANCELLAZIONE è invece utilizzabile solo quando l'utente richieda la "cancellazione fisica" (non "logica" quindi).
Gestione automatica delle disiscrizioni
La pulizia delle liste di contatti è una pratica importante per mantenere alta la reputazione dei propri invii, ridurre i tempi di spedizione e tenere un alto tasso di recapito email nella cartella inbox.
Inviare messaggi a indirizzi che, ripetutamente, rifiutano i messaggi, penalizza la reputazione della vostra piattaforma in diversi modi:
- i server di posta e gli ISP monitorano i mittenti (sia i domini sia gli indirizzi IP) di posta tenendo traccia di quelle spedizioni che generano degli errori (destinatari non raggiungibili o bounce). Se gli errori generati superano determinate soglie, vengono presi provvedimenti che vanno dal blocco temporaneo del mittente (in termini di ore), alla segnalazione del mittente in Blacklist. Questo comporta la progressiva riduzione dei tassi di consegna e l'aumento di errori ricevuti.
- Ricevere grandi quantità di errori, appesantisce il carico dei server di invio, che così possono impiegare più tempo per completare gli invii.
Gli indirizzi che generano errori gravi (Hard Bounce) sono considerati irreversibili e bloccanti e andrebbero sempre disiscritti. Per tutti i casi in cui si parla di Soft Bounce invece, la piattaforma gestisce in automatico gli errori come spiegato in seguito.
Verifica in piattaforma
È possibile verificare in ogni momento quali indirizzi sono stati disiscritti in automatico. Vai in Destinatari > Email > Disiscritti e nella sezione "Filtra per" estendi la ricerca selezionando il tasto "+" accanto al bottone "Cerca" per visualizzare tutte le tipologie di disiscrizione in "Disiscritti". A questo punto selezionare una delle seguenti voci:
- Opt-out temporaneo a causa di errori ripetuti
- Opt-out permanente a causa di errori ripetuti
Gestire le diverse modalità di disiscrizione
All'interno della piattaforma si possono impostare diverse modalità di disiscrizione:
- Disiscrizione con un clic
- Disiscrizione con conferma
- Disiscrizione con conferma da più liste
- Disicrizione con opzioni
La modalità di disiscrizione é legata alla lista, dunque va impostata lista per lista. Per farlo, vai in Database building/Disiscrizioni.
Per una panoramica sulle modalità di disiscrizione disponibili, consulta questa sezione del manuale.
Una volta che l'utente si disiscriverà definitivamente (indipendentemente dalla modalità selezionata), visualizzerà una pagina con l'esito dell'operazione. Anche in questo caso avete la possibilità di modificare tale messaggio andando in Database building/Disiscrizioni, cliccando sulla voce "Modifica" sotto al metodo di disiscrizione prescelto e modificando il messaggio che viene mostrato una volta che l'utente si è disiscritto.
Ti ricordiamo che puoi sempre disiscrivere manualmente i destinatari dalle tue liste in 2 modi.
- Se conosci già la lista alla quale è iscritto il destinatario, sceglila dal menu a tendina in alto a sinistra e vai su Destinatari > Elenco > Email. Effettua una ricerca e, una volta trovato il destinatario, clicca sul tasto "Azioni" e seleziona la voce "Disiscrivi".
- Se vuoi cercare il destinatario all'interno di tutte le liste:
- utilizza la pagina "Ricerca globale destinatario", diponibile nel menù Configurazioni > Gestione piattaforma > Ricerca globale;
- effettua una ricerca;
- una volta trovato il destinatario, clicca sul tasto "Dettagli" per consultare le liste alle quali è iscritto;
- per disiscriverlo da una lista, clicca sull'icona della matita in corrispondenza della lista desiderata;
- una volta all'interno del profilo, clicca sulla scheda "Stato Destinatario";
- modifica lo "Stato destinatario email" da "Abilitato - Iscritto" a "Disabilitato - Disiscritto";
- clicca sul tasto "Salva" in basso a destra;
- ripeti l'operazione per tutte le liste dalle quali vuoi disiscrivere il destinatario.
Gli utenti che si cancellano tramite la newsletter non vengono più ricaricati in assoluto o solo nella lista dalla quale si sono cancellati?
Solo in quella lista sarà impedita l'importazione automatica, le altre liste non vengono influenzate poichè ciascuna ha il suo elenco di iscritti e disiscritti.
Quindi se l'utente si cancella dalla lista 2, continuerà ad essere iscritto o importabile nella altre liste.
Se si vuole fare in modo che l'utente si possa cancellare anche da altre liste, è opportuno cambiare la modalità di disiscrizione
La modalità è quella di rendere trasparente all'utente finale la sua appartenenza a liste differenti, lasciando a lui la scelta se cancellarsi da tutte o solo da alcune. Per ottenere cioè è sufficiente impostare la modalità di cancellazione doppio opt-out standard:
vedi http://help.mailup.com/pages/viewpage.action?pageId=26476896nel paragrafo PERSONALIZZAZIONI.
Non sempre inoltre è utile avere liste, a volte è meglio avere una sola lista e utlizzare i Gruppi per raggruppare gli utenti:
vedi http://wiki.mailup.it/index.php/Guida_Rapida_-_3._Errori_da_evitare_nella_gestione_delle_newsletter al punto 2
Gli utenti disiscritti per email errate non compaiono nell'elenco delle email errate
Si possono visualizzare gli indirizzi e-mail errati (HARD BOUNCE) dopo un invio, andando nel menù "Utenti => EMAIL ERRATE".
In questa pagina si trovano gli indirizzi e-mail che, nonostante siano errati, risultano ancora iscritti alla Newsletter.
La disiscrizione di questi indirizzi infatti, avviene in automatico dopo 3 invii.
Superata questa soglia, l'indirizzo non verrà più visualizzato in questa pagina in quanto avrà assunto uno stato di "disiscritto".
Per visualizzare le e-mail errate che hanno superato la soglia dei 3 invii e quindi sono state "disiscritte" è necessario andare nel menù "Utenti => ELENCO DISISCRITTI" e selezionare "perchè email errata".
Per questo motivo ci possono essere delle differenze tra le due pagine, in quanto la prima visualizza le e-mail errate ancora iscritte mentre la seconda visualizza le e-mail errate che sono state disiscritte dopo 3 invii.
Ho inviato migliaia di email, ma i bounce (email errate) sono zero.
I bounce (email errate, casella piena, ecc…) vengono processati ogni 12 ore, pertanto occorre attendere dopo che l'invio è ultimato per disporre di dati aggiornati. Nel caso dopo 12 ore le statistiche bounce siano ancora vuote, occorre:
1) verificare che i parametri di accesso comunicati in fase di configurazione della piattaforma (indirizzo bounce, pop3, unsername, password) siano ancora validi e funzionanti [per i clienti con Return-Path personalizzato]
2) se così fosse, scrivere a support@mailup.it segnalando il problema.
Per verificare il proprio indirizzo che processa gli errori, andare in Configurazioni > Impostazioni lista > Proprietà, sezione "Avanzate" e verificare il campo "Envelope-sender" nella sezione "Opzioni Email". Se l'indirizzo è legato al vostro dominio, verificare bene il punto 1). In caso contrario, scrivere al supporto.
Si avvisa che il sistema riprova, a seconda del tipo di errore, fino ad un massimo di 3 giorni prima di rispedire una notifica di errore.
Il Link di disiscrizione non funziona
Utilizzo di alias:
Uno dei motivi principali è che probabilmente l'utente dispone di un'altra casella di posta (alias) che reindirizza le newsletter al suo indirizzo di posta.
Per disiscriversi dovrebbe cliccare sul link dal messaggio ricevuto sull'indirizzo alias, ovvero sull'indirizzo utilizzato inizialmente per l'iscrizione.
Iscrizione a più liste:
Un'altra casistica è quando l'utente è iscritto a più liste, e ogni volta si cancella da una senza riuscire a cancellarsi dalle altre. (informazioni a questa pagina).
Questo non è un vero e proprio malfunzionamento: se l'utente è iscritto a due liste ("SPORT" e "CINEMA") e clicca sul link di disiscrizione di una Newsletter della lista "SPORT", resterà correttamente iscritto alle Newsletter della lista "CINEMA".
Verifica del link di disiscrizione:
Si consiglia comunque di verificare, all'interno dell'editor di MailUp, che il link di cancellazione sia "http://[unsubscribe]/" e verificare anche, cliccando su Email Check Up all'interno di ELENCO, che non vi siano avvisi di errore.
Verifica delle pagine di disiscrizione:
All'atto della cancellazione, a seconda della tipologia scelta, vengono aperte determinate pagine con determinati messaggi: verificare di averle impostate correttamente (informazioni a questa pagina).
Se dopo aver verificato queste casistiche venisse riportato ancora un errore, inviarlo a support@mailup.it
L'importanza della pulizia delle liste
La pulizia delle liste di contatti è una pratica importante per mantenere alta la reputazione dei propri invii, ridurre i tempi di spedizione e tenere un alto tasso di recapito email nella cartella inbox.
Inviare messaggi a indirizzi che, ripetutamente, rifiutano i messaggi, penalizza la reputazione della vostra piattaforma in diversi modi:
- i server di posta e gli ISP monitorano i mittenti (sia i domini sia gli indirizzi IP) di posta tenendo traccia di quelle spedizioni che generano degli errori (destinatari non raggiungibili o bounce). Se gli errori generati superano determinate soglie, vengono presi provvedimenti che vanno dal blocco temporaneo del mittente (in termini di ore), alla segnalazione del mittente in Blacklist. Questo comporta la progressiva riduzione dei tassi di consegna e l'aumento di errori ricevuti.
- Ricevere grandi quantità di errori, appesantisce il carico dei server di invio, che così possono impiegare più tempo per completare gli invii.
Gli indirizzi che generano errori gravi (Hard Bounce) sono considerati irreversibili e bloccanti e andrebbero sempre disiscritti. La piattaforma gestisce in automatico queste situazioni come spiegato in seguito.
Gli altri tipi di errore, invece, hanno natura transitoria (come gli errori del DNS) o possono essere corretti dall'esterno (come gli errori di casella piena), quindi non c'è la certezza che si ripresentino. Tuttavia, se un indirizzo riporta lo stesso errore con una certa continuità, è opportuno disicriverlo per evitare i problemi di cui sopra. Non è semplice individuare delle regole che permettano di gestire questi errori temporanei ed evitare di disiscrivere permanentemente contatti ancora attivi, per questo motivo abbiamo introdotto un nuovo sistema di disiscrizioni temporanee automatizzate che si adatta alla frequenza e alla tipologia di invii dei clienti.
- Gestione degli errori
- Gli automatismi applicati in piattaforma
- Gestione degli errori gravi: Hard Bounce
- Gestione degli errori non gravi: Soft Bounce e Mail Block
Gestione degli errori
In Destinatari > Email > Non raggiungibili è possibile verificare il dettaglio di ogni errore relativo a ogni singolo invio, con dettaglio del messaggio di errore.
Puoi filtrare l'elenco secondo il tipo di errore, il gruppo di appartenenza degli indirizzi o ancora applicando dei filtri sui campi anagrafici:
Sono presenti i comandi per gestire i destinatari filtrati nell'elenco, dovrai selezionare i contatti che vuoi coinvolgere, oppure selezionarli tutti e premere il pulsante 'Sposta/Copia':
- Copiare gli indirizzi mostrati dalla ricerca all'interno di un gruppo esistente, oppure è possibile crearne uno dedicato;
- Spostare gli indirizzi mostrati dalla ricerca all'interno di un gruppo esistente, oppure è possibile crearne uno dedicato;
Gli automatismi applicati in piattaforma
In piattaforma è applicata una gestione automatica degli errori che possono generare una calo di reputazione del mittente. Il messaggio di errore è analizzato tramite parsing così come è monitorato il comportamento del destinatario (clic, aperture) per stabilire se disiscrivere o no il destinatario.
Un sistema attentamente calibrato, costituito da un algoritmo proprietario ideato dal team di MailUp, disiscrive temporaneamente i destinatari che, in un determinato periodo di tempo, hanno restituito un numero di bounce consecutivi per la stessa motivazione, senza aver fatto attività recente. Questo permette di seguire in automatico le migliori pratiche ed evitare di continuare ad inviare agli indirizzi che non possono ricevere le comunicazioni senza dover intervenire sulla base dati dopo ogni invio.
Al termine della disiscrizione temporanea, che varia a seconda del tipo di errore, il destinatario viene automaticamente re-immesso come iscritto.
Successivamente, se la casella del destinatario continua a non essere raggiungibile, e in questo periodo di tempo non fosse stata registrata dalla piattaforma nessuna azione positiva, il destinatario viene disiscritto permanentemente.
Questo sofisticato algoritmo consente una gestione automatica degli errori e la messa in pratica delle best practice in tema di pulizia di liste. La piattaforma, in questo modo, tiene costantemente monitorati i comportamenti dei destinatari, evitando di generare una calo di reputazione del mittente.
Ecco un esempio di come funziona il nostro algoritmo:
CreativitLab utilizza la piattaforma MailUp per inviare una newsletter giornaliera a 1MM di contatti. Monitorando i risultati post-invio, risultano 25.000 soft bounce generati da caselle piene.
Con un sistema tradizionale il tasso di recapito sarebbe al massimo al 97,5% e in un mese CreativitLab invierebbe 750.000 email a destinatari non raggiungibili.
Utilizzando l'algoritmo di MailUp invece, dopo 2 bounce per casella piena il destinatario viene sospeso per 3 giorni. Al quarto giorno viene automaticamente re-immesso, cominciando così a ricevere nuovamente la newsletter giornaliera. Se dopo la disiscrizione temporanea vengono registrati altri 2 bounce consecutivi per casella piena, il destinatario viene disiscritto automaticamente per 6 giorni e re-immesso poi nuovamente. L'automatismo si ripete fino a 6 massimo mesi. Alla fine di questo processo se il destinatario non risulta ancora raggiungibile viene disiscritto definitivamente.
Viceversa, se durante questo periodo, il destinatario compie una attività su una qualsiasi mail ricevuta (segno che la casella è stata pulita/riattivata) il contatto viene re-iscritto e i contatori si azzerano.
In questo modo in un mese un contatto avrà ricevuto meno email (8 in tutto) risparmiando in totale 550.000 email in un mese con un tasso di recapito superiore al 99%.
Gestione degli errori gravi: Hard Bounce
- Quando MailUp riceve un HB (l'errore 550 5.1.1 che equivale a "mailbox not found" oppure a "no such user here"), evita di reinviare a queste caselle già dopo il primo errore. Ciò assicura una migliore deliverability sui destinatari esistenti ed è il motivo per cui l'operazione è gestita in automatico dalla piattaforma;
- Gli indirizzi verranno disiscritti in maniera permanente dopo il primo hard bounce;
Gestione degli errori non gravi: Soft Bounce e Mail Block
La piattaforma gestisce automaticamente anche gli errori temporanei (Soft Bounce) che rientrano nella categorie SB, SBDF (Domain Failure), SBMF (Mailbox full) e le diverse tipologie di Mail Block (MB*) disiscrivendo temporaneamente il contatto per un periodo di tempo variabile re-iscrivendolo successivamente. Questo processo verrà ripetuto diverse volte in caso di errori ripetuti fino alla disiscrizione definitiva del contatto oppure alla risoluzione del problema.
Perchè usare il link di cancellazione di MailUp
Spesso quando un Cliente inizia ad inviare i propri messaggi con MailUp, continua a gestire le cancellazioni manualmente, o con sistemi pre-esistenti. Questo può compromettere, nel tempo, la reputazione dei mittente causando una sempre maggiore percentuale di messaggi bloccati dai filtri antispam. Vediamo perchè in questo documento.