La pulizia delle liste di contatti è una pratica importante per mantenere alta la reputazione dei propri invii, ridurre i tempi di spedizione e tenere un alto tasso di recapito email nella cartella inbox.
Inviare messaggi a indirizzi che, ripetutamente, rifiutano i messaggi, penalizza la reputazione della vostra piattaforma in diversi modi:
- i server di posta e gli ISP monitorano i mittenti (sia i domini sia gli indirizzi IP) di posta tenendo traccia di quelle spedizioni che generano degli errori (destinatari non raggiungibili o bounce). Se gli errori generati superano determinate soglie, vengono presi provvedimenti che vanno dal blocco temporaneo del mittente (in termini di ore), alla segnalazione del mittente in Blacklist. Questo comporta la progressiva riduzione dei tassi di consegna e l'aumento di errori ricevuti.
- Ricevere grandi quantità di errori, appesantisce il carico dei server di invio, che così possono impiegare più tempo per completare gli invii.
Gli indirizzi che generano errori gravi (Hard Bounce) sono considerati irreversibili e bloccanti e andrebbero sempre disiscritti. La piattaforma gestisce in automatico queste situazioni come spiegato in seguito.
Gli altri tipi di errore, invece, hanno natura transitoria (come gli errori del DNS) o possono essere corretti dall'esterno (come gli errori di casella piena), quindi non c'è la certezza che si ripresentino. Tuttavia, se un indirizzo riporta lo stesso errore con una certa continuità, è opportuno disicriverlo per evitare i problemi di cui sopra. Come soglia, consigliamo di disiscrivere gli indirizzi che generano più di 3 bounce dello stesso tipo consecutivamente, in un lasso di tempo superiore ai 15 giorni (eg. indirizzo genera un errore di "mailbox full" 4 volte nell'arco di 30 giorni).
Gestione degli errori
In Destinatari > Elenco > Email > Non raggiungibili è possibile verificare il dettaglio di ogni errore relativo a ogni singolo invio, con dettaglio del messaggio di errore.
Puoi filtrare l'elenco secondo il tipo di errore, il gruppo di appartenenza degli indirizzi o ancora applicando dei filtri sui campi anagrafici.
In fondo alla pagina ci sono i comandi per gestire i destinatari filtrati nell'elenco:
- con il selettore Sposta gli indirizzi con numero ritorni maggiore di X imposti il numero di errori che determina lo spostamento dell'indirizzo
- con la prima opzione selezioni un gruppo esistente in cui spostare gli indirizzi selezionati (compreso l'elenco dei disiscritti)
- con la seconda opzione crei un nuovo gruppo in cui spostare gli indirizzi selezionati.
Gli automatismi applicati in piattaforma
Nella piattaforma è applicata una gestione automatica degli errori che possono generare una calo di reputazione del mittente. Il messaggio di errore è analizzato tramite parsing così come è monitorato il comportamento del destinatario (clic, aperture) per stabilire se disiscrivere o no il destinatario.
Un sistema attentamente calibrato tenendo in considerazione gli standard del settore andrà a disiscrivere temporaneamente i destinatari che, in un determinato periodo di tempo, restituiranno un numero di bounce consecutivi per la stessa motivazione, senza aver fatto attività recente. Questo permetterà ai clienti di seguire in automatico le migliori pratiche ed evitare di continuare ad inviare agli indirizzi che non possono ricevere le comunicazioni senza dover intervenire sulla base dati dopo ogni invio.
Al termine della disiscrizione temporanea il destinatario verrà automaticamente re-immesso come iscritto. Se dovesse restituire un ulteriore bounce per lo stesso motivo ritornerà tra i disiscritti temporanei per un periodo di tempo leggermente più lungo.
Successivamente, se la casella del destinatario continuasse a non essere raggiungibile verrà classificato come "disiscritto permanentemente per bounce successivi".
Sebbene sia possibile in qualunque momento forzare la re-iscrizione di tali contatti suggeriamo di non farlo finquando non sia stata chiarita e risolta la motivazione alla base del mancato recapito, altrimenti il destinatario verrebbe disiscritto dopo l'invio successivo.
Gestione degli errori gravi: Hard Bounce
- Quando MailUp riceve un HB (l'errore 550 5.1.1 che equivale a "mailbox not found" oppure a "no such user here"), evita di reinviare a queste caselle già dopo il primo errore.
Ciò assicura una migliore deliverability sui destinatari esistenti ed è il motivo per cui l'operazione è gestita in automatico dalla piattaforma.
- Gli indirizzi verranno disiscritti in maniera permanente dopo il primo hard bounce
Gestione degli errori non gravi: Soft Bounce
La piattaforma gestisce automaticamente anche gli errori temporanei (Soft Bounce) che rientrano nella categorie SB, SBDF (Domain Failure), SBMF (Mailbox full).
In questo caso settimanalmente disiscriverà gli indirizzi email che:
- non hanno mai eseguito un apertura o clic su tutte le newsletter inviate da tutte le piattaforme negli ultimi 6 mesi
- hanno generato il 100% di errori Soft Bounce negli ultimi 6 mesi (da 5 a 10 errori)
- l'ultimo Soft Bounce risale a meno di 3 mesi fa.
Gestione degli errori non gravi: Mail Block
La piattaforma gestisce automaticamente anche gli errori per email bloccata (Mail Block), che rientrano nella categoria MB, MBKS (Known Spammer), MBSD (Spam Detected), MBRD (Relay Denied).
I contatti che negli ultimi 10 invii hanno generato una percentuale di bounce superiore al 50% sono automaticamente disiscritti così come quelli che non hanno mai eseguito alcuna attività (apertura e/o clic) su uno dei messaggi ricevuti.