Destinatari : Importazione Destinatari in MailUp
In MailUp è possibile importare i destinatari in diverse modalità:
singolo destinatario
importando un file CSV/TXT
importando un file Excel
importando un file XML
facendo copia e incolla di indirizzi Email
facendo copia e incolla di numeri di telefono cellulari
usando una delle integrazioni di MailUp con sistemi esterni.
Di default MailUp importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
E' possibile forzare questo comportamento nelle varie modalità di importazione:
sia forzando il cambio di stato dei Destinatari già presenti nella Lista MailUp: Ad esempio se un destinatario è Disiscritto, e si vuole cambiare lo stato facendolo diventare iscritto;
sia importando i Destinatari direttamente in stato Disiscritto o Sospeso.
Importazione Destinatari in MailUp : singolo destinatario
Nella sezione Destinatari > Importazione > Singolo destinatario della web application MailUp è possibile aggiungere alla manualmente alla Lista MailUp un destinatario singolo.
Si deve inserire l'indirizzo email e/o il numero di cellulare e i dati anagrafici del destinatario e poi cliccare sul bottone "Aggiungi".
In questo modo l'utente viene importato come Iscritto.
Se si seleziona il checkbox “Invia email di richiesta conferma iscrizione”, MailUp spedirà automaticamente il messaggio di conferma iscrizione.
In tal caso l'utente sarà aggiunto alla Lista nello stato di Sospeso. Una volta che premerà il link di conferma iscrizione presente nel messaggio email di conferma iscrizione inviatogli, verrà impostato come Iscritto.
Inserire tutti i campi anagrafici del destinatario non è obbligatorio, ma ti consigliamo di inserire tutti i dati di cui disponi per avere poi la possibilità di spedire messaggi altamente profilati.
Vai alla pagina Configurazioni > Gestione piattaforma > Campi anagrafici per aggiungere ulteriori campi anagrafici.
Questa tipologia di importazione è molto utile quando si deve inserire un indirizzo di test, per poi spedirgli delle newsletter di prova, oppure per analizzare un flusso di invio automatico.
Importazione Destinatari in MailUp : Importazione di un elenco di destinatari usando un file excel
Nella sezione Destinatari > Importazione > Importa file MS Excel della web application MailUp è possibile importare un elenco di destinatari usando un file excel come input.
MailUp di default importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
In questa modalità di importazione è possibile forzare questo comportamento.
Questo tipo di importazione supporta sia le vecchie versioni di Excel 97-2003 (cioé con estensione file .xls) che le versioni di Excel dalla 2007 in poi (files con estensione .xlsx).
I passaggi da seguire sono i seguenti:
Clicca "Scegli file" per scegliere dal tuo pc il file da importare, e poi "Carica": in questo modo il file viene selezionato e si colora il pallino al suo fianco;
Clicca "Avanti".
In questa fase:è possibile selezionare i Gruppi in cui si vogliono inserire i Destinatari.
Indicare dei gruppi non è obbligatorioè possibile definire eventuali regole di registrazione dei destinatari alla Lista quali:
Importare i destinatari direttamente nello stato Disiscritto
Importare i destinatari direttamente nello stato di Sospeso inviando loro una email di conferma iscrizione.
Rimuovere i destinatari dai gruppi a cui appartengono
Clicca "Prosegui";
In questa fase si devono mappare i dati di ogni colonna del file excel ad un campo anagrafico di MailUp. L’associazione permette che i dati siano importati correttamente in MailUp.
Per esempio, se la prima colonna del tuo file contiene gli indirizzi email, dal menu a tendina seleziona "Email", se la seconda colonna contiene il nome del destinatario, dal menu a tendina puoi selezionare il campo anagrafico nome.
Se ci sono delle colonne che contengono dati che non vuoi importare, seleziona "Ignora"Termina l'assegnazione dei campi e quando hai concluso clicca "Importa".
Se la prima riga contiene i nomi dei campi, spunta la casella accanto a "Ignora la prima riga".Il sistema procede quindi ad importare il file mostrandoti lo stato dell'importazione.
Importazione di un elenco di destinatari usando un file excel : caratteristiche del file
Prima di procedere con l'importazione assicurati che il file non contenga:
celle con formattazioni grafiche: celle colorate, grassetti, testo colorato, etc;
filtri attivi;
formule matematiche;
collegamenti ipertestuali;
colonne che non ti interessa importare;
righe vuote.
Tutti i dati devono essere su un unico foglio di lavoro (eliminare i fogli che non servono): MailUp importa automaticamente il foglio di lavoro basandosi sull'ordine alfabetico, e non sulla sequenza all'interno del file Excel. Per esempio, se nel tuo file ci sono due fogli di lavoro, il primo "Fornitori" ed il secondo "Clienti", il sistema importerà il foglio "Clienti". per rinominare i fogli di lavoro, clicca sul nome (linguetta in basso a sinistra del file Excel) e scegli "Rinomina".
La prima riga del foglio di lavoro può contenere qualsiasi valore, ad esempio i nomi dei campi.
L'ordine delle colonne non influenza l'importazione. perché in fase di importazione si deve indicare quali colonne importare e quali no, inoltre si può scegliere di non importare le informazioni contenute nella prima riga (ad esempio nel caso la prima riga sia di intestazione).Il file Excel non deve superare i 10 MB. Se il file supera i 10 MB, il sistema potrebbe non essere in grado di processarlo correttamente. Se si verificasse quest'eventualità, prova a valutare ad esempio di cancellare colonne contenenti dati non indispensabili alle tue campagne di email marketing. Se hai bisogno di importare periodicamente una notevole quantità di dati, puoi invece scegliere il metodo di importazione via SFTP.
E' meglio se il file excel non presenta formattazioni.
Se il file excel ha molte formattazioni si può:Salvare il file in formato .CSV, lo puoi fare direttamente da Excel, cliccando "File > Salva con nome > Salva come > CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv)". e importarlo usando la funzionalità di MailUp dedicata
Oppure, da excel seleziona tutti i dati del foglio e: Cancella > Cancella formati.
Importazione di un elenco di destinatari usando un file excel : caratteristiche dei numeri di telefono
Quando si vuole importare dei numeri di cellulare è necessario porre molta attenzione a come i numeri di cellulare sono inseriti nel file:
se i numeri vengono importati senza prefisso vengono importati correttamente;
se i numeri vengono importati con il prefisso internazionale corretto “0039“ oppure “+39“ vengono importati correttamente;
se vengono importati con il “39“ (che non è il formato corretto dei prefissi internazionali) allora non vengono importati correttamente.
Importazione Destinatari in MailUp : Importazione di un elenco di destinatari usando un file CSV
Nella sezione Destinatari > Importazione > Importa file CSV TXT della web application MailUp è possibile importare un elenco di destinatari usando un file CSV come input.
MailUp di default importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
In questa modalità di importazione è possibile forzare questo comportamento.
I passaggi da seguire sono i seguenti:
Clicca "Scegli file" per scegliere dal tuo pc il file da importare, e poi "Carica": in questo modo il file viene selezionato e si colora il pallino al suo fianco;
Clicca "Avanti".
In questa fase:è possibile selezionare i Gruppi in cui si vogliono inserire i Destinatari.
Indicare dei gruppi non è obbligatorioè possibile definire eventuali regole di registrazione dei destinatari alla Lista quali:
Importare i destinatari direttamente nello stato Disiscritto
Importare i destinatari direttamente nello stato di Sospeso inviando loro una email di conferma iscrizione.
Rimuovere i destinatari dai gruppi a cui appartengono
Clicca "Avanti";
In questa fase si devono mappare i dati di ogni colonna del file excel ad un campo anagrafico di MailUp. L’associazione permette che i dati siano importati correttamente in MailUp.
Per esempio, se la prima colonna del tuo file contiene gli indirizzi email, dal menu a tendina seleziona "Email", se la seconda colonna contiene il nome del destinatario, dal menu a tendina puoi selezionare il campo anagrafico nome.
Se ci sono delle colonne che contengono dati che non vuoi importare, seleziona "Ignora"Termina l'assegnazione dei campi e quando hai concluso clicca "Importa".
Se la prima riga contiene i nomi dei campi, spunta la casella accanto a "Ignora la prima riga".Il sistema procede quindi ad importare il file mostrandoti lo stato dell'importazione.
Importazione di un elenco di destinatari usando un file CSV: caratteristiche del file
Quando importi un file in formato CSV, è estremamente importante che il file sia formattato correttamente, per garantire la corretta assegnazione dei dati ai campi anagrafici (nome, indirizzo, compleanno, e così via).
Prima di effettuare l'importazione, assicurati di aver impostato il file CSV/TXT in modo che rispetti tutti i punti di questa checklist:
Il nome del file non deve avere spazi o caratteri speciali, ad esempio un buon nome è: listacontatti.txt (oppure listacontatti.csv)
Il file deve essere in formato .txt o .csv con un separatore prestabilito (ad esempio il carattere ',');
Il peso del file non deve superare i 20Mb (Se il file supera i 20 MB, il sistema potrebbe non essere in grado di processarlo correttamente. Se si verificasse quest'eventualità, prova a valutare ad esempio di cancellare colonne contenenti dati non indispensabili alle tue campagne di email marketing. Se avete bisogno di importare periodicamente una notevole quantità di dati, puoi invece scegliere il metodo di importazione via FTP.);
Le informazioni contenute in ogni campo (ad es. nome, indirizzo email e così via) non devono contenere virgolette o altri caratteri che possano essere interpretati come separatori dal sistema;
Ogni campo non deve contenere più di un indirizzo email, o numero di cellulare, o qualsiasi dato specifico di quel campo;
Il numero di cellulare deve essere scritto senza spazi o trattini di separazione;
Ogni riga deve avere lo stesso numero di campi, e con i dati nello stesso ordine (ad esempio cinque campi con nome, cognome, indirizzo email, numero di cellulare ed indirizzo sempre in quest'ordine);
Ti consigliamo di inserire l'indirizzo email o il numero di cellulare come dato nel primo campo.
Importazione di un elenco di destinatari usando un file CSV : caratteristiche dei numeri di telefono
Quando si vuole importare dei numeri di cellulare è necessario porre molta attenzione a come i numeri di cellulare sono inseriti nel file:
se i numeri vengono importati senza prefisso vengono importati correttamente;
se i numeri vengono importati con il prefisso internazionale corretto “0039“ oppure “+39“ vengono importati correttamente;
se vengono importati con il “39“ (che non è il formato corretto dei prefissi internazionali) allora non vengono importati correttamente.
Importazione Destinatari in MailUp : Importazione di un elenco di destinatari usando un file XML
Nella sezione Destinatari > Importazione > Importa file XML della web application MailUp è possibile importare un elenco di destinatari usando un file XML come input.
MailUp di default importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
In questa modalità di importazione è possibile forzare questo comportamento.
I passaggi da seguire sono i seguenti:
Clicca "Scegli file" per scegliere dal tuo pc il file da importare, e poi "Carica": in questo modo il file viene selezionato e si colora il pallino al suo fianco;
Clicca "Avanti".
In questa fase:è possibile selezionare i Gruppi in cui si vogliono inserire i Destinatari.
Indicare dei gruppi non è obbligatorioè possibile definire eventuali regole di registrazione dei destinatari alla Lista quali:
Importare i destinatari direttamente nello stato Disiscritto
Importare i destinatari direttamente nello stato di Sospeso inviando loro una email di conferma iscrizione.
Rimuovere i destinatari dai gruppi a cui appartengono
Clicca "Prosegui";
Il sistema procede quindi ad importare il file mostrandoti lo stato dell'importazione.
Importazione di un elenco di destinatari usando un file XML: caratteristiche del file
Il file deve contenere un XML cosi compilato:
<?xml version="1.0"?>
<subscribers>
<subscriber email="email1@mailup.com" Prefix="+39" Number = "339xxxxxx">
<campo1>nome1</campo1>
</subscriber>
<subscriber email="email2@mailup.com" Prefix="+39" Number = "339yyyyyy">
<campo1>nome2</campo1>
</subscriber>
</subscribers>
Importazione Destinatari in MailUp : Importazione di un elenco di destinatari facendo copia e incolla indirizzi Email
Nelle sezione Destinatari > Importazione > Incolla Indirizzi email della web application MailUp è possibile importare un elenco di destinatari copiando gli indirizzi email che si vogliono importare.
I Destinatari saranno associati al canale Email.
MailUp di default importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
In questa modalità di importazione è possibile forzare questo comportamento.
Si deve scrivere l’elenco di indirizzi email che si devono importare in MailUp. Non è possibile incollare più di 10.000 indirizzi email per volta;
Clicca su "Estrai indirizzi", ed il sistema troverà tutti gli indirizzi che saranno pronti per essere importati;
In questa fase:è possibile selezionare i Gruppi in cui si vogliono inserire i Destinatari.
Indicare dei gruppi non è obbligatorioè possibile definire eventuali regole di registrazione dei destinatari alla Lista quali:
Importare i destinatari direttamente nello stato Disiscritto
Importare i destinatari direttamente nello stato di Sospeso inviando loro una email di conferma iscrizione.
Rimuovere i destinatari dai gruppi a cui appartengono
Clicca "Importa" e il sistema avvia il processo di importazione.
Se si tenta di importare molti indirizzi con la funzione copia e incolla (ad esempio provando ad incollare un testo che contiene più di 4000 indirizzi email) si potrebbe venir avvisati che lo script (la funzione che si occupa di estratte gli indirizzi email dal testo) potrebbe impiegarci un po' di tempo
Si può rispondere che si intende continuare con l'esecuzione dello script. Quando si importano molti indirizzi email tramite la funzione copia e incolla utilizzando il browser Internet Explorer può apparire il seguente messaggio:
"uno degli script di questa pagina sta rallentando l'esecuzione di internet explorer. Continuando l'escuzione dello script il computer potrebbe non rispondere".
Importazione Destinatari in MailUp : Importazione di un elenco di destinatari facendo copia e incolla Numeri di telefono cellulare
Nelle sezione Destinatari > Importazione > Incolla numeri di cellulare della web application MailUp è possibile importare un elenco di destinatari copiando i numeri di cellulare che si vogliono importare.
I Destinatari saranno associati al canale SMS.
MailUp di default importa i destinatari come Iscritti, senza forzare lo stato di iscrizione dei Destinatari già presenti (se un destinatario è Disiscritto, anche se viene importato di nuovo in MailUp di default resta Disiscritto).
In questa modalità di importazione è possibile forzare questo comportamento.
Si deve scrivere l’elenco di indirizzi email che si devono importare in MailUp. Non è possibile incollare più di 10.000 numeri di telefono per volta;
Clicca su "Estrai numeri", ed il sistema troverà tutti i numeri di telefono che saranno pronti per essere importati;
In questa fase:è possibile selezionare i Gruppi in cui si vogliono inserire i Destinatari.
Indicare dei gruppi non è obbligatorioè possibile definire eventuali regole di registrazione dei destinatari alla Lista quali:
Importare i destinatari direttamente nello stato Disiscritto
Importare i destinatari direttamente nello stato di Sospeso inviando loro una email di conferma iscrizione.
Rimuovere i destinatari dai gruppi a cui appartengono
Clicca "Importa" e il sistema avvia il processo di importazione.
Se si tenta di importare molti numeri di telefono con la funzione copia e incolla (ad esempio provando ad incollare un testo che contiene più di 4000 indirizzi email) si potrebbe venir avvisati che lo script (la funzione che si occupa di estratte gli indirizzi email dal testo) potrebbe impiegarci un po' di tempo
Si può rispondere che si intende continuare con l'esecuzione dello script. Quando si importano molti indirizzi email tramite la funzione copia e incolla utilizzando il browser Internet Explorer può apparire il seguente messaggio:
"uno degli script di questa pagina sta rallentando l'esecuzione di internet explorer. Continuando l'escuzione dello script il computer potrebbe non rispondere".
Importazione Destinatari in MailUp : Stato Importazioni
Nelle sezione Destinatari > Importazione > Stato della web application MailUp è possibile accedere allo stato delle importazioni destinatari eseguite o in esecuzione per una Lista MailUp.
In questa pagina si possono verificare:
le importazioni da eseguire
le importazioni in esecuzione
le importazioni concluse in passato
La pagina è divisa in due sezioni: File da importare e Importazioni Completate.
Stato Importazioni : File da importare
Questa sezione mostra:
le importazioni da eseguire
le importazioni in esecuzione
Per ogni file da importare sono elencati:
nome del file
eventuali Gruppi in cui saranno importati i Destinatari presenti nel file
le dimensioni del file da importare
Selezionando il menù contestuale di ogni singolo file da importare potrai:
scaricare il file da importare
eliminare l'importazione per non eseguirla
Cliccando sul bottone "Importa" potrai avviare le importazioni.
I file saranno importati uno per volta, dal primo all'ultimo.
Quando le importazioni sono in corso potrai:
usare il pulsante "Aggiorna" per eseguire un refresh della pagina
usare il tasto "Stop" per fermare il processo di importazione. In questo caso il sistema completerà l'importazione in corso d'opera e non importerà i successivi file
Stato Importazioni : Importazioni completate
Questa sezione mostra l'elenco delle importazioni concluse in passato.
Per ogni importazione conclusa in passato sono elencati:
nome del file
eventuali gruppi in cui sono stati importati i destinatari presenti nel file
numero delle righe presenti nel file importato
la data e ora in cui l'importazione si è completata
Selezionando il menù delle azioni di ogni singola importazione è possibile:
scaricare il file corrispondente, se è ancora presente in MailUp;
eliminare il tracciato dell'importazione (in questo caso sarà eliminato solo il tracciamento dell'importazione eseguita, non verrà annullata l'operazione di importazione dei destinatari);
accedere ai dettagli della singola importazione.
In caso il file corrispondente all'importazione non sia più presente sui sistemi il menu contestuale non presenterà la voce "Scarica file".
Stato Importazioni : Dettaglio importazione
All'interno delle pagina di dettaglio importazione sono mostrate:
data di inizio e fine dell'importazione
Righe elaborate: è il numero di righe presenti nel file
Righe non congrue: se l'importazione eseguita è multicanale, sono le righe che all'interno dello stesso file presentano lo stesso indirizzo email e numeri di cellulari differenti.
Valide: è il numero delle righe presenti nel file che sono considerate valide e, quindi, importate.
Non sono valide le righe che:presentano delle chiavi errate (ad esempio in caso di importazione sul canale email, indirizzi email sintatticamente non corretti)
presentano mappature errate (ad esempio l'importazione è stata mappata per importare 5 campi ma delle righe del file presentano solo 4 colonne)
presentano chiavi duplicate (ad esempio in caso di importazione sul canale email, lo stesso indirizzo email è presente in più righe del file, in questo caso è importata una sola tra quelle righe e scarta le altre come duplicate)
Non valide: numero delle righe non valide escluse duplicati e non congrue:
Mappature errate: numero delle righe che contengono meno campi di quanti mappati.
Chiavi errate: numero righe che contengono chiavi, ossia email o numero di cellulare, sintatticamente errate.
Inoltre, sia per le email che per i numeri di cellulare, sono riportate in dettaglio il numero di:
Registrati: conteggio dei destinatari aggiunti che non erano presenti nella lista corrente sommati a quelli aggiunti direttamente in stato disiscritto.
Già registrati: conteggio dei destinatari già presenti nella lista corrente che sono stati aggiornati sommati ai destinatari già presenti come disiscritti (non vengono conteggiati qui se la riga non è congrua).
Duplicati: indirizzi email o numeri di telefono presenti in più righe all'interno del file di importazione e che sono stati scartati.
Numeri non validi: email o numeri di telefono che presentano errori di sintassi e che sono stati scartati.
Cliccando sulle numeriche di email o numero di telefono non valido, o cliccando sul tab "Dati errati", potrai vedere ed esportare le righe che contengono i dati errati.
Cliccando sul numero di righe non congrue, o cliccando sul tab "Righe non congrue", potrai vedere ed esportare le righe che il sistema ha contrassegnato come non congrue.
Importazione Destinatari in MailUp : Opzioni avanzate
Quando si esegue una importazione di destinatari usando una delle modalità previste, è possibile accedre ad una sezione di Opzioni avanzate che permette di sovrascrivere alcune regole di default delle importazioni dei desttinatari ed è molto importante per la corretta esecuzione dell'importazione.
Fa sì che il sistema legga il file correttamente in fase di importazione, e permette di scegliere le modalità con cui importare i destinatari.
Dopo aver caricato il file all'interno della piattaforma, nella seconda pagina del processo di importazione trovi la voce "Opzioni avanzate": clicca per aprire il menu e selezionare tra le impostazioni presenti:
Solo quando stai per importare dei numeri di cellulare che utilizzerai per le successive spedizioni di sms, dovrai indicare se il prefisso dei cellulari si trovano in una cella separata, oppure se sono scritti insieme al cellulare;
Se i campi anagrafici del file sono vuoti, il sistema automaticamente sovrascrive qualsiasi dato già esistente. Assicurati di spuntare l'opzione "Non sovrascrivere campi anagrafici se vuoti" per mantenere i dati esistenti;
Se all'interno delle celle i valori sono inseriti all'interno di doppie virgolette, impostando l'opzione 'Ignora doppie virgolette', il valore verrà inserito senza le virgolette. Ciò vi permetterà di non avere delle segnalazioni come chiave errata;
Seleziona "Sostituisci il gruppo di appartenenza" quando esporti dei destinatari da MailUp per poi reimportarli. In questo modo, l'appartenenza ai gruppi precedente verrà eliminata, e verrà rispettata l'assegnazione stabilita durante la nuova importazione;
Invia l'email di richiesta conferma iscritti, in questo modo una volta compiuta l'importazione il sistema Mailup invierà automaticamente la comunicazione che potete selezionare per la conferma iscrizione;
Potete importare gli indirizzi email come disiscritti (in questo caso la tipologia di disiscrizione, che potrete visualizzare all'interno dei profili degli utenti, sarà per importazione);
Le ultime due funzioni possono venir eseguite solo ed esclusivamente se si è sicuri che i contatti debbano essere riiscritti per evitare future segnalazioni da parte del Abuse Desk di MailUp
Potete forzare l'iscrizione di utenti che in quel momento si trovano nello stato di sospesi;
Potete forzare l'iscrizione di utenti che in quel momento si trovano nello stato di disiscritti;
Email marketing best practice - riconferma iscrizione
Se i destinatari che stai importando hanno ricevuto l'ultima comunicazione più di sei mesi fa, ti consigliamo di importarli come sospesi e di inviare loro una email per confermare la volontà di iscrizione. Così facendo ti garantisci di avere una lista pulita, che aiuta ad avere un tasso di recapito ottimale (ad esempio meno errori e segnalazioni di abuso).
Puoi farlo spuntando l'opzione avanzata "Invia email di richiesta conferma". Scegli se inviare il messaggio di conferma predefinito della tua lista o se inviare un messaggio creato in precedenza per il quale hai attivato l'opzione avanzata "Conferma di richiesta iscrizione". Una volta terminata l'importazione, verrà inviata automaticamente dal sistema la mail di richiesta conferma, che conterrà il link per dare la volontà esplicita, ai destinatari importati. In questo caso i contatti vengono importati come sospesi. Quando essi cliccheranno nel link di conferma, verranno catalogati automaticamente come indirizzi iscritti.