Importazione | Casi pratici

In questa sezione puoi consultare le risposte alle domande più frequenti sull'Importazione.

Questa sezione ti aiuterà a risolvere i problemi più comuni. Se dovessi aver bisogno di ulteriore aiuto contatta il Team di supporto MailUp

C'e' una grossa differenza tra il file caricato e gli indirizzi

Durante la procedura di importazione possono esserci delle differenze tra il numero di righe del file che importiamo (CSV, TXT ecc.. ecc..) e il risultato dell’importazione. Si consideri che la chiave utilizzata per l’importazione è l’indirizzo email e/o l’sms.  
Quindi solo nel caso in cui l’indirizzo processato NON sia già presente nella lista, questo verrà importato correttamente e conteggiato nel report finale.

Vediamo ora le casistiche per le quali il numero di email importate risulta inferiore al numero delle righe del file caricato.

UTENTE GIA’ ISCRITTO:

Nel caso in cui l’indirizzo sia già presente e l’utente abbia uno stato di ISCRITTO, verrà fatto un aggiornamento dei campi ma non verrà conteggiato tra i nuovi iscritti nel report finale.
Facendo un esempio, se abbiamo un file di 10 righe, tutte corrette, e una di queste email è di un utente già iscritto, il report finale darà come risultato:

- TOTALE righe processate 10, NUOVE email importate 9, email già PRESENTI 1

INDIRIZZO PRESENTE TRA I DISISCRITTI:

Nel caso in cui l’indirizzo email che si deve importare appartiene ad un utente che risulta essere tra i disiscritti, questo indirizzo email NON verrà importato. Questo indirizzo infatti si troverà andando in "Utenti => ELENCO DISISCRITTI".
Facendo un esempio, se abbiamo un file di 10 righe, tutte corrette, e una di queste email è di un utente che risulta disiscritto, il report finale darà come risultato:

- TOTALE righe processate 10, NUOVE email importate 9, email già presenti 1, di cui DISISCRITTI 1

INDIRIZZO PRESENTE TRA I SOSPESI:

Nel caso in cui l’indirizzo email che si deve importare, appartiene ad un utente che risulta essere tra i sospesi, questo indirizzo email NON verrà importato. Questo indirizzo infatti si troverà andando in "Utenti => ELENCO SOSPESI".
Facendo un esempio, se abbiamo un file di 10 righe, tutte corrette, e una di queste email è di un utente che risulta tra i sospesi, il report finale darà come risultato:

- TOTALE righe processate 10, NUOVE email importate 9, email già presenti 1

EMAIL DOPPIE:

Come detto in precedenza, la chiave dell’importazione è l’indirizzo email e/o l’sms. Se nel file che vogliamo importare sono presenti email doppie, triple o comunque ripetute, l’utente verrà importato solamente una volta.
Se abbiamo un file di 10 righe , tutte corrette, ma una email è ripetute due volte, avremo un’importazione di 9 utenti.

- TOTALE righe processate 10, NUOVE email importate 9, email doppie 1

RIGHE NON CONGRUE:

In questa tipologia di errori rientrano quelli riconducibili a errori di formattazione del file che si vuole importare:

-  righe vuote all’interno del file.
-  campi non valorizzati nella stessa riga, ad esempio campi vuoti, non separati da ";" . In questo caso si hanno righe con numeri differenti di campi che provocano errori di lettura durante l’importazione.
-  Righe con email non presenti. In questo caso la riga viene scartata perché non è stato valorizzato il campo che dovrebbe contenere l’indirizzo email.
-  Campo email spostato rispetto agli altri campi email. Ovvero, se il campo che contiene l’indirizzo email è il primo e una riga invece, contiene l’indirizzo email nel terzo campo, questa non viene importata.
-  Caratteri di a capo nel file CSV non correttamente inseriti. La corretta sequenza deve esse "/r/n" per indicare che la riga è finita e ne inizia un’altra. Se questi caratteri non sono presenti, la procedura non passa alla riga successiva e non viene importata correttamente perché viene saltata.

Per ovviare a tutte queste problematiche si consiglia di verificare il file da importare con un software avanzato di lettura testo (come ad esempio Notepad ++) e verificare che questi errori non siamo presenti.
Nel caso si ritenga che il numero delle righe non congrue sia troppo elevato, si consiglia di creare un file di Excel con solo la colonna delle email e provare e ripetere l’importazione in un gruppo a parte, magari creato da nuovo. Se il numero delle righe importate aumenta vuol dire che il file originale contenente tutti i dati non è corretto o presenta degli errori nelle varie righe.
In alternativa si può selezionare la colonna delle sole email e procedere all’importazione "Copia e Incolla Email".

NUMERO SMS RIPETUTO.

Se si cercano di importare dei contatti SMS e nel file che si sta importando sono presenti righe con numeri di SMS uguali, ne viene importata solo una, anche se gli indirizzi email sono differenti.
Quindi ad esempio se abbiamo 3 righe con 3 numeri di cellulare uguali ma 3 email differenti verrà importata comunque UNA sola riga.

Che succede se l'utente importato è già iscritto?

Se un utente si era già iscritto o era già stato importato in precedenza il sistema agisce nel seguente modo, in via predefinita:

1) Viene mantenuto lo stato in cui si presenta in quel momento (es. se un'indirizzo è disiscritto, egli rimarrà disiscritto);

2) Non muterà le proprie appartenenze al gruppo, o ai gruppi;

3) Se avesse modificato altri campi anagrafici differenti dall'email, questi verranno aggiornati purché vengano opportunamente mappati in fase di importazione (es. se conserva la stessa email, ma cambia città e indirizzo questi campi verranno aggiornati purché se ne tenga conto in fase di importazione, cioè purché tali campi siano opportunamente creati e associati in fase di importazione;

Ciò vale soltanto se l'utente viene importato nuovamente per mezzo di un file.Nel caso di form di iscrizione non è di norma possibile iscriversi una seconda volta per via delle risposte automatiche restituite dalla maggior parte dei form: es. "sei già iscritto a questa mailing list". Eventualmente ricorrendo al form di profilazione è invece possibile consentire ad un utente di modificare i propri dati anagrafici.

Posso importare gli stessi indirizzi email, ma che abbiano le anagrafiche differenti?

In via predefinita non è possibile, ma abbiamo un servizio che vi consente di soddisfare questa esigenza. E' necessario che contattiate il vostro referente commerciale in Mailup, oppure scrivere all'indirizzo commerciale@mailup.com - il servizio si chiama 'Chiave Estesa'. Il commerciale vi potrà illustrare nel dettaglio tutto il servizio, e vi aiuterà a configurare l'importazione in modo corretto. Tale servizio necessita anche di una puntuale configurazione lato Mailup, di cui si occuperà il commerciale e il team di sviluppo.

Come faccio a inserire nuovi indirizzi?

Per inserire nuovi contatti in piattaforma ed aumentare il numero di contatti delle tue liste esistono diverse modalità:

IMPORTAZIONE DA FILE

Questa è la modalità più rapida per importare una elevata quantità di indirizzi. Le tipologie di file supportate sono:

Importazione da file TXT/CSV

Importazione da file Excel (XLS)

Importazione da file XML

Importazione Copia/Incolla

INSERIMENTO MANUALE

Quando non si dispone di un file con una lista di contatti ma si ha la necessità di inserire un singolo utente si può seguire la procedura indicata a questa pagina.

ISCRIZIONE TRAMITE  MODULI/FORM

MailUp mette a disposizione dei moduli predefiniti e personalizzabili per permettere l’iscrizione degli utenti alle Newsletter direttamente dal vostro sito internet.

A questa pagina le indicazioni per l’utilizzo dei moduli d’iscrizione.

ISCRIZIONE TRAMITE SOCIAL NETWORK

E’ possibile inserire un modulo d’iscrizione direttamente sulla vostra pagina pubblica di Facebook. A questa pagina trovi le indicazioni.

IMPORTAZIONE TRAMITE INTEGRAZIONI DI PROCEDURE BATCH/WEBSERVICE/API:

Per questo tipo di importazioni fare riferimento al manuale delle integrazioni a questo indirizzo.

Che cos'è la procedura di importazione contatti con conferma?

L'importazione contatti con conferma è una procedura costituita da due fasi principali che consente di inviare automaticamente una email di conferma sugli utenti che vengono importati.

Attenzione, la raccolta del consenso preventivo alla ricezione dei messaggi è un requisito essenziale per utilizzare la piattaforma MailUp.

Nel caso, in base alle tue valutazioni, ritieni che sia necessario rinnovare o richiedere conferma di tale consenso allora puoi utilizzare la procedura di importazione contatti con conferma. Tieni presente però, che solo una percentuale dei tuoi iscritti verrà riconfermata.

Vediamo qui di seguito le fasi che costituiscono questa procedura:

La funzione di importazione ti permette di importare l'elenco dei destinatari in diverse modalità:

• manualmente per singolo destinatario
• importando un file CSV/TXT
• importando un file Excel (formato più diffuso)
• importando un file XML
• facendo copia e incolla Email e Sms
• usando una delle integrazioni di MailUp con sistemi esterni.

Per iniziare, vai su Destinatari > Importazione.

Nella seconda fase di importazione da file o tramite copia e incolla, dal menu delle opzioni Avanzate hai la possibilità di decidere le regole di lettura e gestione dei campi anagrafici e quelle di registrazione alla lista.

Abbi cura di abilitare la email di Richiesta conferma, come mostrato nell'immagine qui di seguito.

Come funziona l'importazione?

Importazione Email:

La chiave di importazione (dato univoco e necessario) per gli indirizzi email è l’email stessa. In base a questo dato vengo importati gli utenti con queste casistiche:

- se l'indirizzo importato è nuovo, viene inserito.
- se l'indirizzo importato è già presente, viene fatto un aggiornamento di tutti i campi, compresa l'assegnazione ai nuovi gruppi;
- se l'indirizzo importato è nell’elenco dei disiscritti, NON viene importato;
- se l'indirizzo è presente nell’elenco dei sospesi, NON viene importato;

Cliccando su "VISUALIZZA OPZIONI AVANZATE" nella schermata di importazione, è possibile modificare i comportamenti sopra descritti.
- Selezionando "PROCESSA ANCHE SOSPESI" viene inviata una mail di conferma anche agli utenti sospesi.
- Selezionando "IMPORTA COME DISISCRITTI" gli utenti importati vengono contrassegnati come disiscritti (anche quelli che attualmente hanno lo stato di iscritto).
- Selezionando "FORZA ISCRIZIONE ANCHE SE UTENTI DISISCRITTI" vengono reimpostasti come "iscritti – abilitati" anche gli utenti che attualmente hanno lo stato di disiscritto (attenzione, opzione pericolosa e sconsigliata).

Importazione per gli altri canali (SMS, FAX, VOCE, POSTA).

Per questi canali l’indirizzo email non è più necessario.Di seguito alcuni accorgimenti da utilizzare per ogni canale.

- Per quanto riguarda il canale SMS selezionare se il numero di cellulare e il prefisso internazionale sono nello stesso campo oppure no.

- Per quanto riguarda il canale "VOCE" e "FAX" verificare che nel menù "Gestione => CAMPI ANAGRAFICI" sia presente il campo "voce" e il campo "fax". Nel caso non sia presente, crearlo e verificare che nel menù "Gestione => CAMPI PER INVIO" sia associato correttamente.

- Per quanto riguarda il canale POSTA è necessario importare per ogni utente tutti i 7 campi anagrafici specificati di seguito: "Nome", "Cognome", "Azienda", "Indirizzo", "CAP", "Città", "Provincia". Verificare inoltre la corretta associazione dei campi nel menù "Gestione => CAMPI PER INVIO".

Attenzione: se nei campi di importazione sono presenti email o numero di cellulare, allora è possibile importare contemporaneamente i dati per la spedizione anche di altri canali (fax, voce, posta). Nel caso non siano presenti almeno uno di questi dati, nè numero di cellulare ne email, allora non è possibile importare un utente per più canali contemporaneamente (ad esempio FAX e POSTA) ma è necessario effettuare importazioni separate.

Come mai ho tanti indirizzi nell'elenco dei sospesi?

Nella piattaforma MailUp vengono indicati con il termine "sospesi" i destinatari che:

• dopo essersi iscritti hanno ricevuto una email di conferma ma non hanno cliccato sul link per confermare la loro iscrizione;
• hanno ricevuto un invio automatico di un messaggio di riattivazione nel processo di gestione destinatari inattivi, ma non hanno ancora confermato la loro riattivazione nè sono stati spostati definitivamente tra i disiscritti;

Un elevato numero di SOSPESI è indice, solitamente, di un messaggio EMAIL RICHIESTA CONFERMA non ottimale. Si consiglia di verificare:

• L'oggetto deve stimolare all'azione "Attenzione, devi confermare l'iscrizione!";
• Il testo deve essere breve e chiaro;
• Dev'esserci un solo link, quello per confermare l'iscrizione (creato con il bottone "Sub");
• Il mittente e la finalità dev'essere ben spiegata;
• Indicare un'opzione di uscita per chi ha problemi: "In caso di problemi nella conferma, semplicemente rispondere a questo messaggio per confermare l'iscrizione" (queste richieste andranno processate manualmente da chi riceve le risposte, cliccando sul link);
• Che il messaggio rispetti le linee guida per un'ottima email di conferma iscrizione;

Cosa posso fare se incontro delle difficoltà nell'importare Numeri di Cellulare?

Quando si incontrano delle difficoltà nell'importare dei numeri di telefono contenuti in un file excel o csv il modo migliore per importarli é di aprire l’elenco dei numeri da caricare con il bloc notes (o un qualsiasi editor testuale), e rimuovere tutti i caratteri che non siano numeri.
Con un trova e sostituisci dovrebbe essere un’operazione di pochi secondi. Ad esempio vanno rimossi gli spazi e i trattini.
Dopo di che si selezionano tali contatti e si importano tramite la funzione copia e incolla disponibile nella pagina:
IMPORTAZIONE ISCRITTI.

Gestire numeri di telefono da Excel

Se Excel cancella il primo zero del prefisso telefonico, e' possibile modificare il formato della cella per correggere questo comportamento.

Numero corretto: 0233322211
Numero visto in Excel: 233322211
 
Il formato TESTO funziona solo con vecchie versioni di Excel, oppure nel caso nella casella siano presenti dei caratteri non numerici, c'è però un formato apposito in Excel, proprio per i numeri telefonici.

1) Selezionare la colonna con i numeri di fax (tasto sinistro sulla lettera nella prima riga)
2) Cliccare ora con il destro del mouse sull'area selezionata e scegliere "Formato Celle"
3) Individuare la categoria "Speciale" e scegliere "Numero telefonico"

In questo modo il numero verrà formattato grosso modo così:

(02)  3332-2211

Questo non comporta criticità nell'importazione in MailUp, in quanto i caratteri non numerici vengono comunque ignorati in fase di invio.
 
Soluzione alternativa:
a) Creare una colonna vuota, e formattarla come TESTO.
b) Inserire questa formula nella prima riga corrispondente al primo numero di fax (che ad esempio si trova in F2):
=CONCATENA("0";F2)

NOTA: i numeri di telefono, per quanto riguarda SMS/FAX/VOCE sono validi (quindi il destinatario riceverà il messaggio), solo se, il numero del destinatario non contiene caratteri particolari, come ad esempio il simbolo "+", "-", "/" ecc. ecc..
Se nei numeri di telefono è presente il prefisso internazionale, come ad esempio "+39" per l'Italia, va specificato in fase di importazione in "VISUALIZZA OPZIONI AVANZATE" selezionare l'opzione corretta.

- "PREFISSO INTERNAZIONALE E NUMERO IN CAMPI SEPARATI" 
- "PREFISSO INTERNAZIONALE E NUMERO IN UN UNICO CAMPO"

Ho un Mac, come faccio ad importare in MailUp un archivio contatti in formato .vcf?

MailUp non può lavorare direttamente con archivi contatti in formato vcf.
La prima operazione da effettuare è quindi esportare l'archivio .vcf della rubrica del Mac in un formato compatibile con MailUp come ad esempio il formato csv. Per effettuare questa conversione si può utilizzare uno dei tanti tool reperibili in rete.
Ad esempio nella pagina http://labs.brotherli.ch/vcfconvert/ è presente uno strumento utile per la conversione di file vcf in vari formati tra cui il csv:

• Cliccare sul pulsante sfoglia e selezionare il file da caricare.
• Selezionare Format=CSV, Semicolon
• Clicccare su convert

Aprire il file e importarlo in un foglio di calcolo (Excel, OpenOffice), cancellare le colonne vuote o quelle con dati che non interessano all'interno di MailUp (per velocizzare al massimo l'importazione si consiglia di mantenere solo la colonna con gli indirizzi email). Cancellare nel file le eventuali righe vuote poichè possono influire sulla buona riuscita dell'importazione in MailUp.

Seguire poi la procedura contenuta nel seguente link.

Non riesco ad aprire il file degli indirizzi con excel perché ci sono troppe righe

Utilizzare un programma diverso: si suggerisce TextPad, che è anche molto rapido in operazioni tipo "Trova e Sostituisci".
Si può scaricare liberamente qui: http://www.textpad.com/

In questo modo si evita di incorrere nel limite di righe di Excel.

Principali errori riscontrati durante l' importazione di indirizzi email

Durante la fase di importazione degli utenti, possono verificarsi errori dovuti al file stesso e non alla procedura di importazione.
Questi errori sono identificabili da un messaggio di errore della piattaforma durante il caricamento del file stesso o dopo aver premuto il pulsante "VAI AL PASSO 2".
Quindi la procedura di importazione non viene completata e non viene mostrato nessun report riassuntivo.
Le motivazioni sono riconducibili alle seguenti problematiche, legate al file e alla sua struttura.

DIMENSIONE DEL FILE TROPPO GRANDE:

Se la dimensione del file che si cerca di importare (CSV, TXT, XLS, XML) è eccessiva (diverse decine di MB) si rischia che il sistema vada in timeout o che comunque non venga caricato completamente il file in piattaforma.

Per diminuire le dimensioni del file si può procedere nel seguente modo:
-  eliminare le colonne che contengono i campi con informazioni non necessarie all’’invio della Newsletter.
-  eliminare eventuali caratteri non necessari come ad esempio le virgolette o caratteri di separazione non indispensabili. Selezionare quindi il corretto carattere di separazione dei campi nelle opzioni avanzate di importazione.
-  suddividere il file in più parti in modo da renderlo più leggero per l’importazione.

FOGLIO DI LAVORO DEL FILE XLS NON RINOMINATO CORRETTAMENTE:

Quando si importa un file di Excel è necessario rinominare il foglio di lavoro in "LIST" (maiuscolo o minuscolo è indifferente) altrimenti la procedura non riesce ad identificare qual è il foglio di lavoro che contiene i dati degli utenti.

Per rinominare il foglio di lavoro, cliccare con il tasto destro del mouse sulla scritta "Foglio 1" e selezionare "Rinomina". 
Scrivere quindi "LIST".

Informazioni sull’importazione di un file Excel a questa pagina. 

STRUTTURA DEL FILE XML NON CORRETTA:

Quando si importa un file XML è necessario strutturarlo secondo un determinato tracciato, altrimenti la procedura di importazione non riesce ad identificare correttamente la disposizione dei campi da importare.

La struttura corretta è indicata in questa pagina.

ESTENSIONE DEL FILE DI IMPORTAZIONE NON CORRETTA (CSV, TXT):

Bisogna assicurarsi che il file importato sia effettivamente di tipo TESTO o CSV (e non sia stata modificata solo l’estensione del file). Se si dispone di un file Excel (.xls), aprirlo con Excel, selezionare SALVA CON NOME e quindi scegliere come formato "CSV (con delimitatore di testo)". Verrà così creato un file .CSV.
Per accertarsene, aprire questo file con il bloc notes o un visualizzatore di testo avanzato (come ad esempio Notepad ++).

Quando importo, risultano meno contatti di quelli presenti nel file che ho importato

Tutti i contatti che al momento dell'importazione risultano nell'elenco disiscritti (visibile nella pagina "Elenco Disiscritti" del menù utenti), vengno ignorati dalla procedura di importazione, quindi non compariranno nel gruppo ma restano nell'elenco disiscritti. Questo può generare una pirma discrepanza tra i contatti VISTI dal sistema nel file da importare e quelli effettivamente importati.

Un'altra possibilità sono righe in cui la struttura dei campi non è coerente (ad esempio righe in cui l'indirizzo email non è nella stessa colonna degli altri). Provare a caricare un file con la sola colonna EMAIL per accertarsene.

Un ultimo caso è quello in cui, nel file di origine, siano presenti indirizzi duplicati, che vengono infatti saltati nel processo di invio.

Quando importo il file csv, premendo il bottone "vai al passo 2", invece degli indirizzi visualizzo dei simboli strani

Se si verifica questo tipo di errore, molto probabilmente è stata cambiata l’estensione del file excel in csv semplicemente rinominandolo e non salvandolo direttamente da excel con estensione csv. Riaprire il file excel e selezionare "salva con nome" e come tipo file indicare CSV.

Se importo i soli campi email ed i nuovi campi, gli altri campi (nome, età, etc...) non vengono sovrascritti, vero?

Nel processo di importazione vengono sovrascritti solo i campi specificati nel "passo 2" del processo di importazione, gli altri campi anagrafici non vengono modificati.

Sto importando un elenco di indirizzi stranieri (es. giapponesi) ma vengono caricati male

Occorre definire nelle IMPOSTAZIONI della LISTA la codifica corretta. Ad esempio se l’elenco di indirizzi è giapponese, occorre selezionare il CHARSET giapponese. Se invece sono indirizzi ungheresi, occorre selezionare il CHARSET central europe.