Importazione di un file Excel

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Last updated: Jul 17, 2023 by Camilla Toracchio
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Prima di procedere con l'importazione assicurati che il file non contenga:

  1. celle con formattazioni grafiche: celle colorate, grassetti, testo colorato, etc;

  2. filtri attivi;

  3. formule matematiche;

  4. collegamenti ipertestuali;

  5. colonne che non ti interessa importare;

  6. righe vuote.

 

Altre importanti accortezze sono:

  1. Aggiungere una riga in cima al foglio con i nomi dei campi (es email, nome, cognome, telefono, e via dicendo):

    Esempio file Excel 1
    Esempio file Excel 1

  2. Tutti i dati devono essere su un unico foglio di lavoro (eliminare i fogli che non servono): MailUp importa automaticamente il foglio di lavoro basandosi sull'ordine alfabetico, e non sulla sequenza all'interno del file Excel. Per esempio, se nel tuo file ci sono due fogli di lavoro, il primo "Fornitori" ed il secondo "Clienti", il sistema importerà il foglio "Clienti". per rinominare i fogli di lavoro, clicca sul nome (linguetta in basso a sinistra del file Excel) e scegli "Rinomina".

  3. La prima riga del foglio di lavoro può contenere qualsiasi valore, ad esempio i nomi dei campi. L'ordine delle colonne non influenza l'importazione. Come vedremo, in fase di importazione puoi scegliere di non importare le informazioni contenute nella prima riga.

  4. Il file Excel non deve superare i 10 MB. Se il file supera i 10 MB, il sistema potrebbe non essere in grado di processarlo correttamente. Se si verificasse quest'eventualità, prova a valutare ad esempio di cancellare colonne contenenti dati non indispensabili alle tue campagne di email marketing. Se hai bisogno di importare periodicamente una notevole quantità di dati, puoi invece scegliere il metodo di importazione via FTP.

Nell'immagine sotto, un esempio di file excel correttamente impostato.

Quando si vuole importare dei numeri di cellulare è necessario porre molta attenzione a come i numeri di cellulare sono inseriti nel file:

  • se i numeri vengono importati senza prefisso vengono importati correttamente;

  • se i numeri vengono importati con il prefisso internazionale corretto “0039“ oppure “+39“ vengono importati correttamente;

  • se vengono importati con il “39“ (che non è il formato corretto dei prefissi internazionali) allora non vengono importati correttamente.

Se il tuo file ha tante formattazioni puoi:

  1. Salvare il file in formato .CSV, lo puoi fare direttamente da Excel, cliccando "File > Salva con nome > Salva come > CSV (delimitato dal separatore di elenco) (*.csv)".

  2. Oppure, da excel seleziona tutti i dati del foglio e: Cancella > Cancella formati.

Come importare un file Excel

All'interno della piattaforma MailUp, vai alla pagina Destinatari > Importazione e scegli il formato "Importa EXCEL" cliccando l'icona corrispondente. Questo tipo di importazione supporta sia le vecchie versioni di Excel 97-2003 (cioé con estensione file .xls) che le versioni di Excel dalla 2007 in poi (files con estensione .xlsx). Segui poi questi passaggi:

  1. Clicca "Scegli file" per scegliere dal tuo pc il file da importare, e poi "Carica": in questo modo il file viene selezionato e si colora il pallino al suo fianco;

     

  2. Clicca "Avanti" e seleziona alla pagina successiva il gruppo in cui importare i contatti contenuti nel file o creane uno nuovo;

     

  3. Clicca "Prosegui";

  4. Puoi ora assegnare i dati di ogni colonna del file ad un campo anagrafico di MailUp. Associa i dati per far sì che i dati vengano importati correttamente. Per esempio, se la prima colonna del tuo file contiene gli indirizzi email, dal menu a tendina seleziona "Email". Se ci sono delle colonne che contengono dati che non vuoi importare, seleziona "Ignora"

     

  5. Termina l'assegnazione dei campi e quando hai concluso clicca "Importa". Se la prima riga contiene i nomi dei campi, spunta la casella accanto a "Ignora la prima riga".

  6. Il sistema procede quindi ad importare il file mostrandoti lo stato dell'importazione.

Alla fine dell'importazione, se hai scelto un gruppo di destinazione, ritroverai i contatti importati in Destinatari > Gruppi.