Come acquisire al meglio i contatti

In questa sezione proponiamo una serie di linee guida per il corretto utilizzo della piattaforma MailUp, escludendo approcci troppo ”dogmatici” del tipo “non è possibile fare una certa azione perché è scritto nel contratto di licenza d’uso”, ma esponendo le ragioni di fondo che hanno portato a introdurre certi divieti.

Cercheremo anche di proporre soluzioni, dove possibile, per venire incontro ai clienti nel sanare modalità di acquisizione contatti non ottimali.

Ottenere l'autorizzazione all'invio di campagne

Richiediamo che tutti i contatti presenti nella tua lista di destinatari abbiano confermato l’íscrizione tramite “double opt-in” (o “confirmed opted-in”). Ciò significa che tutti i contatti devono aver fornito volontariamente il loro indirizzo e-mail, sapendo che sono stati aggiunti alla tua lista e che riceveranno comunicazioni inviate da te. Permettiamo di inviare email anche a destinatari che hanno confermato l’iscrizione tramite “single opt-in”, ma scoraggiamo questo metodo in favore del “double opt-in” (più sicuro ed esente da errori).

Aver ottenuto l'autorizzazione tramite "double opt-in” significa che ad ogni persona iscritta alla tua lista è stata inviata un'e-mail di "conferma" individuale, per approvare che quell’indirizzo e-mail venisse aggiunto alla lista specifica. Ciò garantisce che nessuna persona sia stata aggiunta alla lista contro la sua volontà, e che sia al corrente di quanto verrà spedito al suo indirizzo e-mail.

In questo modo potrai dimostrare di aver ottenuto una valida autorizzazione dai tuoi contatti. Questo perchè in qualsiasi momento ti potrebbe essere richiesto di documentare da dove provengono i dati, quando e come hai ottenuto l'autorizzazione. La richiesta potrebbe arrivare da una autorità, da MailUp o dall’iscritto stesso.

Ottenuta l'autorizzazione, potrai inviare ogni genere di comunicazione specificamente richiesta dal destinatario, comprese quelle di natura transazionale, come promemoria della password o conferme d’ordine.

È proprio dal processo di richiesta di autorizzazione per la raccolta dei contatti che dipendono le performance delle tue campagne email, la loro efficacia e di conseguenza la qualità del servizio erogato dalla piattaforma MailUp.

In particolare bisogna considerare che l’infrastruttura di invio MailUp, nella configurazione standard della piattaforma senza ulteriori personalizzazioni legate a specifiche opzioni contrattuali attivate, è condivisa tra i vari clienti sia per quanto riguarda i server di invio dei messaggi (MTA) che per quanto riguarda i domini utilizzati nei messaggi inviati. Pertanto comportamenti non virtuosi di un cliente possono influire negativamente sul servizio fornito a molti altri clienti.

Ulteriori informazioni sull’infrastruttura di invio MailUp possono essere trovate in questa pagina.

Altro aspetto, di non secondaria importanza, è che queste linee guida possono rappresentare anche una “segnaletica sicura” che ti aiuterà a garantire agli interessati i loro diritti per evitare che siano loro stessi a comunicare alle autorità di controllo eventuali anomalie nel trattamento dei loro dati personali.

La mia lista è conforme?

Generalmente i contatti vengono raccolti utilizzando un modulo di iscrizione online, ma per esperienza sappiamo che non sempre gli indirizzi e-maili vengono raccolti con meccanismi che permettano una iscrizione automatica tramite “double opt-in”.

Abbiamo identificato una serie di scenari abbastanza comuni per consigliarti come trattare l’autorizzazione nel migliore dei modi, e consentirti di essere in regola con il Contratto di licenza d’uso e la Policy Antispam MailUp (a cui fare riferimento se non trovi un esempio rappresentativo della tua situazione).

Se non conosci il significato di alcune parole, puoi avvalerti del Glossario di MailUp.

	fonte per raccolta indirizzi consentita
	prestare attenzione
	fonte per raccolta indirizzi non consentita

Situazione	Consentito	Motivazione	Consigli
Biglietti da visita		Questa tipologia di raccolta contatti non risulta essere conforme al Contratto di Licenza d’uso e alla Policy Antispam di MailUp.	La raccolta dei biglietti da visita risulta essere un’attività ad alto rischio, in quanto in tale documentazione non sono riportati i relativi dettagli come ad esempio: come, quando, a chi e a cosa il destinatario ha rilasciato l’autorizzazione alla ricezione di comunicazioni via email. Suggerimenti: per ottenere un consenso rapido dall’interessato al momento dello scambio del biglietto da visita potrebbe bastare farsi scrivere dall’interlocutore che accetta di ricevere comunicazioni marketing o newsletter, impegnandosi però a fornirgli un’informativa completa alla prima occasione utile, ad esempio con una Campagna post fiera adeguatamente profilata. Raccomandiamo di riportare anche la relativa data; utilizzare dispositivi mobili per la raccolta, in cui viene fatto compilare un form d’iscrizione utilizzare QR-code con l’URL del form in modo che l’utente possa compilarlo in autonomia tramite un proprio dispositivo mobile
Partecipazioni a fiere e compilazione di moduli			Se si raccolgono i contatti facendo compilare moduli ai destinatari, anche allegando il biglietto da visita, e facendo controfirmare il modulo, i dati risultano essere conformi.
Partecipazione / sponsorship a fiere, lista dei partecipanti		Dipende dalle modalità di raccolta e dalle aspettative dei destinatari	Ricevere la lista dei partecipanti a un evento al quale si è partecipato o per i quali si è stati sponsor implica necessariamente ricevere segnalazioni di spam più alte del livello di allerta indicato nella policy antispam MailUp. E’ necessario prestare la massima attenzione sia alle modalità di raccolta del dato, sia alle aspettative dei destinatari sul tipo di comunicazioni attese e sulle modalità di disiscrizione.
Clienti		Dipende se si tratta di contatti datati o recenti	I clienti risultano essere contatti conformi al Contratto di Licenza d’uso e alla Policy Antispam, ma risulta essere molto importante sapere quando è avvenuto l’ultimo acquisto e la tipologia di comunicazioni che si desiderano ricevere. Consigliamo di avvisare i destinatari che riceveranno comunicazioni da parte del cliente stesso e come fare per disiscriversi.
Coregistrazione Passiva (raccolta avvenuta da terze parti e, successivamente, distribuzione dei dat)		Questa tipologia di raccolta contatti non risulta essere conforme al Contratto di Licenza d’uso e alla Policy Antispam di MailUp.	Tali contatti potrebbero far registrare un elevato tasso di segnalazione di abuso che influirebbe negativamente sulla reputazione del mittente stesso.
Liste datate		Prestare molta attenzione se si tratta di liste datate e utilizzate o mai utilizzate, in quanto il rischio di registrare elevati valori di disiscrizioni per abuso è elevato, quindi si avrebbe una perdita di reputazione del dominio e conseguentemente la buona recapitabilità	E’ necessario prendere coscienza di cosa significa “datate” (ad esempio valutare la data di acquisizione degli iscritti e quella di ultimo contatto), in quanto un destinatario potrebbe non ricordarsi di aver rilasciato l’autorizzazione e indicare la comunicazione come non desiderata. Elevati valori di segnalazioni di abuso potrebbero recare seri problemi al dominio mittente del cliente stesso e all’intera infrastruttura di MailUp
Acquisizione per “Legittimo Interesse”		Questa tipologia di raccolta contatti non risulta essere conforme al Contratto di Licenza d’uso e alla Policy Antispam di MailUp	MailUp si basa sull’assunto che il destinatario abbia accettato di ricevere le comunicazioni inviate dai clienti stessi attraverso la loro piattaforma Mailup, per questo motivo risulta avere molta importanza il possesso delle autorizzazioni per inviare comunicazioni e non è sufficiente un bilanciamento tra i diritti delle parti Inoltre, ricordiamo il rischio di registrare elevati valori di disiscrizioni per abuso, quindi si avrebbe una perdita di reputazione del dominio e la buona recapitabilità, oltre ai problemi legati alla Privacy non avendo la documentazione adeguata.
Liste Acquistate / pubbliche		Questa tipologia di raccolta contatti non risulta essere conforme al Contratto di Licenza d’uso e alla Policy Antispam di MailUp	Il rischio di registrare elevati valori di disiscrizioni per abuso è notevole, quindi si avrebbe una perdita di reputazione del dominio e della buona recapitabilità, oltre ai problemi legati alla Privacy non avendo la documentazione adeguata.